11 Mar

9 Hal yang Harus Dilakukan Pemilik Bisnis Menjelang Libur Lebaran

by Kristal Pancarwengi

2144Views

Sebentar lagi, libur Lebaran akan tiba. Momen liburan ini pastinya ditunggu oleh para karyawan yang tidak sabar ingin bertemu dengan keluarganya. Namun, menjelang libur Hari Raya Idulfitri, pemilik bisnis pasti menemui berbagai macam tantangan karena hal tersebut. 

Agar bisnis tetap lancar menjelang libur Lebaran, ada beberapa persiapan yang harus dilakukan secara matang. Memangnya, apa saja masalah bisnis yang mungkin terjadi menjelang libur Lebaran? Dan bagaimana solusi mengatasi masalah bisnis tersebut?

4 Masalah Bisnis karena Libur Lebaran

Secara umum, akan ada empat masalah yang biasanya dialami oleh suatu bisnis saat libur Lebaran tiba. Masalah ini bisa dialami oleh bisnis di bidang apa pun, baik bisnis berskala kecil maupun  yang berskala besar. Berikut empat kemungkinan masalah yang dimaksud:

1. Kurangnya tenaga kerja

Masalah pertama yang pasti dialami oleh bisnis menjelang Lebaran adalah kurangnya tenaga kerja. Beberapa karyawan lebih memilih dipotong gajinya demi bisa mengambil cuti lebih lama saat libur Lebaran tiba. Padahal, beberapa bidang bisnis pasti mendapatkan order yang cukup banyak sehingga membutuhkan tenaga kerja lebih.

Masalah ini akan semakin kentara jika Anda memutuskan untuk tidak libur saat Lebaran. Sebagian besar karyawan pasti tidak ingin mengorbankan Hari Raya Idulfitri mereka meskipun diiming-imingi dengan bonus. Oleh karena itu, bisnis harus berpikir ulang jika ingin buka saat Lebaran.

2. Ketersediaan stok 

Masalah berikutnya yang mungkin menimpa bisnis Anda adalah ketersediaan stok barang yang menipis. Hal ini bisa terjadi karena dua hal; pesanan yang terus bertambah serta produksi yang terhambat karena kurangnya tenaga kerja.

Selain itu, masalah lain yang bisa menimpa seputar ketersediaan stok adalah potensi kekeliruan pencatatan stok yang tersedia. Bisa saja, terjadi perbedaan antara stok yang tercatat pada sistem dan stok yang ada di gudang karena banyaknya pesanan yang masuk atau sekadar human error. 

3. Distribusi produk terganggu

Selain mengenai tenaga kerja dan stok barang, bisnis Anda juga berpotensi mendapatkan masalah di bagian distribusi. Distribusi yang dimaksud bisa berupa pengiriman barang dari gudang atau produsen ke tempat Anda, maupun dari tempat Anda ke klien atau pembeli. 

Hal ini bisa terjadi karena kurir yang meliburkan layanannya semasa libur Lebaran nanti. Jika Anda terlambat mengirim produk kepada klien atau pembeli, tentu saja hal ini akan memengaruhi tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan Anda. Begitu pula jika Anda terlambat mendapatkan stok barang dari gudang. Pastinya hal tersebut akan mengganggu timeline yang sebelumnya telah Anda buat.

4. Pengelolaan keuangan jadi kewalahan

Terakhir, masalah juga bisa muncul pada pengelolaan keuangan bisnis Anda. Pada musim Ramadan dan Lebaran, akan semakin banyak transaksi yang terjadi. Tidak hanya transaksi penjualan dengan pelanggan, tapi juga transaksi pembelian dari produsen, transfer gaji, bonus, dan THR karyawan, serta transaksi-transaksi lainnya.

Jika Anda tidak memiliki anggota tim keuangan yang cukup, hal ini bisa berpotensi pada kesalahan pengelolaan keuangan yang berpengaruh besar terhadap keberlangsungan bisnis.

Baca juga: Wajib Catat! Daftar Biaya Operasional Bisnis yang Perlu Diperhatikan Pemilik Usaha

9 Hal yang Bisa Dilakukan Pemilik Bisnis sebelum Libur Lebaran

Untuk mengatasi keempat masalah bisnis yang sudah disebutkan beserta masalah-masalah lainnya, ada beberapa hal yang bisa dilakukan. Dengan melakukan persiapan-persiapan ini dengan matang, Anda bisa tenang saat libur Lebaran tiba. Jadi, Anda dan karyawan bisa menikmati indahnya Hari Raya Idulfitri bersama keluarga tercinta. Memangnya, apa saja yang harus dipersiapkan?

1. Monitor deadline tiap proyek, kampanye, atau penjualan

Sebelum libur Lebaran tiba, hal pertama yang harus Anda lakukan sebagai pemilik bisnis adalah membuat to-do list mengenai apa saja yang harus selesai sebelum Lebaran. Tidak hanya deadline proyek atau transaksi, to-do list juga bisa berisi kebutuhan internal. Misalnya saja, deadline untuk menyusun dokumen pelaporan pajak atau deadline untuk menyelesaikan isi website bisnis Anda sendiri.

Jika dirasa tidak semua yang ada di to-do list bisa diselesaikan sebelum Lebaran, buatlah skala prioritas. Dengan skala prioritas tersebut, Anda bisa mengerahkan tenaga kerja dengan lebih tepat. Jadi, pekerjaan yang harus diselesaikan bisa selesai dengan maksimal dan tidak ada pekerjaan yang dilakukan secara setengah-setengah.

Setelah to-do list dibuat, Anda juga perlu memonitor progress dari seluruh proyek, kampanye, maupun transaksi yang ada. Pastikan bahwa semua proses berjalan dengan lancar dan memang bisa diselesaikan sesuai dengan deadline yang telah ditentukan.

2. Umumkan waktu cuti dari jauh-jauh hari kepada karyawan

Segera cari tahu jadwal cuti bersama untuk karyawan dan umumkan jauh-jauh hari keputusan tersebut. Tujuannya agar karyawan bisa menyusun timeline mengenai proyek mereka sendiri sebelum waktu libur tiba. Selain itu, mengumumkan jadwal cuti bersama jauh-jauh hari juga memudahkan karyawan untuk merencanakan pulang kampung mereka agar bisa segera kembali bekerja setelah cuti bersama tersebut berakhir.

3. Komunikasi dengan klien atau konsumen

Jika Anda mengurangi layanan atau bahkan menghentikan layanan Anda selama Lebaran, maka Anda tidak boleh lupa untuk mengabari klien dan konsumen. Dengan begitu, tidak akan terjadi miskomunikasi yang menyebabkan kerugian bagi kedua belah pihak.

Misalnya saja, Anda memiliki bisnis toko online di e-commerce. Anda bisa memberikan pengumuman kepada customer bahwa toko Anda akan libur selama beberapa hari. Dengan begitu, customer bisa melakukan pemesanan saat toko Anda kembali buka setelah Lebaran sesuai tanggal yang Anda umumkan.

4. Mempersiapkan sistem kerja shift untuk Lebaran

Jika Anda berencana untuk membuka bisnis selama hari Lebaran, maka Anda perlu membuat jadwal shift karyawan jauh-jauh hari. Tentu saja saat penjadwalan shift, Anda tidak boleh semena-mena. Diskusikan hal tersebut dengan karyawan Anda untuk memastikan bahwa mereka setuju bekerja pada hari dan jam itu. 

Jika ternyata banyak karyawan yang menolak untuk bekerja saat Hari Raya Idulfitri, maka solusinya adalah membuka bisnis selama setengah hari saja atau mungkin menutupnya. Jangan sampai Anda memaksa karyawan untuk tidak pulang kampung selama musim Lebaran tersebut. Solusi lainnya adalah menyewa jasa freelancer atau pegawai tidak tetap untuk melakukan beberapa pekerjaan saat hari libur.

Selain shift kerja, Anda juga perlu menunjuk penanggung jawab untuk menggantikan Anda jika Anda memilih libur saat Hari Raya Idulfitri nanti. Carilah penanggung jawab yang tidak hanya bisa dipercaya, tapi juga capable untuk menggantikan tugas Anda selama Anda cuti. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir dengan bisnis selama Anda bersilaturahmi dengan keluarga di kampung halaman.

5. Jangan lupakan THR

Menurut Peraturan Menteri Ketenagakerjaan atau Permenaker Nomor 6 Tahun 2016, Tunjangan Hari Raya Keagamaan wajib diberikan kepada pekerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Contoh ketentuan yang dimaksud adalah THR harus diberikan maksimal H-7 sebelum hari raya tersebut, dengan besaran satu bulan upah jika masa kerja 12 bulan secara terus-menerus.

Selain THR, jangan lupa juga untuk memberikan bonus bagi pekerja yang merelakan cutinya untuk bekerja selama Lebaran. Dengan begitu, pekerja tersebut akan merasa dihargai dan akan semakin loyal dengan Anda.

Hal lain yang bisa Anda lakukan sebelum lebaran adalah mengirimkan hampers kepada karyawan Anda yang merayakan Lebaran. Hampers bisa berisi sembako, makanan atau jajanan, maupun barang-barang lainnya yang berguna bagi karyawan Anda beserta keluarganya. Pemberian hampers ini bisa digunakan sebagai tanda terima kasih karena selama ini telah bekerja keras bersama dengan Anda.

6. Tunda proyek besar ke setelah Lebaran

Jika Anda berencana untuk memulai suatu proyek besar, seperti membuka cabang baru atau mengeluarkan produk terbaru, sebaiknya tundalah pelaksanaannya hingga setelah lebaran. Apalagi jika proyek tersebut membutuhkan waktu yang lama dan tenaga kerja tambahan agar bisa selesai dengan maksimal. Daripada memaksakan pengerjaan proyek tersebut, lebih baik waktu dan tenaga dikerahkan untuk memaksimalkan proyek lainnya yang sedang berjalan.

Sebagai gantinya, Anda dan tim bisa menyusun perencanaannya terlebih dahulu hingga benar-benar matang. Buatlah catatan detail mengenai bagaimana Anda akan memulai proyek tersebut setelah Lebaran, daftar penanggungjawab, to-do list, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan persiapan proyek tersebut.

7. Minta kontak karyawan dan hanya hubungi saat emergency

Jika belum punya, mintalah kontak karyawan, terutama yang memiliki jabatan atau peran penting dalam bisnis Anda. Hal ini dimaksudkan agar Anda bisa tetap menghubungi karyawan saat libur Lebaran tiba. Namun, bukan berarti Anda bisa sembarangan mengganggu cuti pekerja. 

Hubungi karyawan Anda yang sedang cuti atau libur Lebaran hanya untuk keperluan mendesak. Misalnya saja, karyawan yang sedang tidak cuti membutuhkan dokumen untuk menyelesaikan transaksi dengan customer, sedangkan dokumennya terkunci di dalam komputer karyawan yang cuti. Maka, Anda bisa menghubungi karyawan yang cuti tersebut untuk sekadar menanyakan password komputer kantornya.

8. Menambah jumlah karyawan tidak tetap jika perlu

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bisa jadi akan ada banyak pesanan atau proyek yang masuk menjelang Lebaran tiba. Bukan tidak mungkin hal tersebut membuat hasil kerja perusahaan Anda jadi tidak maksimal karena kurangnya jumlah pekerja. Oleh karena itu, Anda bisa menambah jumlah karyawan tidak tetap untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

Tidak hanya untuk menjelang Lebaran, penambahan jumlah karyawan ini juga bisa dilakukan untuk menjalankan bisnis selama cuti bersama nanti. Pastinya, Anda perlu mempertimbangkan matang-matang keputusan ini karena ini artinya Anda perlu melakukan pengeluaran baru yang tidak sedikit. Jika dirasa bisnis bisa mendapatkan untung yang banyak dengan buka saat libur Lebaran, menambah jumlah karyawan tidak tetap adalah solusi yang tepat.

9. Siapkan sistem pembayaran yang praktis

Karena jumlah transaksi pemasukan maupun pengeluaran yang bertambah, maka Anda perlu memperhatikan sistem pengelolaan keuangan bisnis. Agar lebih mudah, gunakanlah sistem payment gateway yang akan membantu Anda dengan melakukan automasi pencatatan transaksi. Misalnya saja, Anda bisa menggunakan layanan payment gateway dari Midtrans.

Dengan layanan dari Midtrans, Anda bisa melakukan pembayaran gaji, bonus, maupun THR karyawan dengan mudah. Midtrans dapat membantu Anda untuk kirim dana sekaligus ke berbagai rekening bank dan e-wallet dengan fitur payout. Selain itu, Midtrans juga bisa memudahkan customer dengan menyediakan berbagai macam metode pembayaran, mulai dari bank transfer, e-wallet, maupun kartu debit dan kredit dengan menggunakan payment link.

Midtrans akan mencatat semua transaksi tersebut secara otomatis, sehingga Anda dan tim tidak akan kewalahan untuk mencatat pengelolaan keuangan menjelang Lebaran tiba.

Baca juga:  Sedang Naik Daun, Apa Itu E-Payment dan Manfaatnya bagi Bisnis?

4 Hal yang Bisa Dilakukan Pemilik Bisnis setelah Libur Lebaran

Selain melakukan berbagai macam persiapan sebelum libur Lebaran tiba, Anda juga perlu melakukan beberapa hal setelah masa liburan selesai. Mengapa demikian?

Hal itu karena setelah libur Lebaran, tidak semua pekerja kembali bersemangat untuk menyelesaikan tugas mereka. Beberapa pasti masih terbawa suasana liburan sehingga kurang bersemangat. Atau mungkin, beberapa dari mereka baru saja kembali dari perjalanan mudik yang melelahkan sehingga belum bisa mengeluarkan tenaganya secara maksimal. 

Oleh karena itu, Anda sebagai pemilik bisnis wajib melakukan beberapa hal untuk memaksimalkan hasil kerja setelah libur panjang Lebaran selesai. Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk memaksimalkan hasil kerja karyawan setelah Lebaran:

1. Buat skala prioritas pekerjaan

Hal pertama yang harus Anda lakukan setelah libur Hari Raya Idulfitri selesai adalah membuat to-do list atau daftar pekerjaan yang harus segera diselesaikan. Jangan lupa, buat juga skala prioritas mengenai pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan mana yang bisa dilakukan nanti-nanti.

Saat menyusun skala prioritas pekerjaan, mulailah dengan pekerjaan, proyek, atau transaksi yang tertunda karena libur Lebaran. Segera selesaikan hal tersebut agar Anda dan tim tidak terlupa. Setelah itu, barulah Anda bisa melanjutkan atau memulai tindakan operasional lainnya sesuai dengan rencana bisnis Anda.

2. Mulai dengan santai

Berikutnya, Anda bisa memulai hari pertama setelah Lebaran dengan lebih santai. Jangan sampai Anda langsung menyodorkan pekerjaan yang menumpuk kepada karyawan yang baru saja kembali dari mudik mereka. Untuk memulai hari dengan santai, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan.

Pertama, Anda bisa memulai hari pertama dengan kegiatan halal bihalal untuk memberikan kesempatan karyawan merayakan suasana Lebaran bersama kolega. Pada acara ini, Anda bisa menyediakan berbagai macam hidangan ala Lebaran, serta kegiatan-kegiatan lainnya seperti games untuk merekatkan hubungan antarkaryawan.

Cara lain untuk memulai hari dengan santai setelah Lebaran adalah dengan memberikan karyawan Anda oleh-oleh dari kampung halaman Anda. Dengan begitu, karyawan akan merasa dihargai dan kembali bersemangat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

3. Rencanakan promosi atau kampanye baru

Berikutnya, mulailah merencanakan promosi dan kampanye baru tentang produk atau layanan Anda. Sebulan kemarin, Anda pasti telah mengeksekusi berbagai macam pemasaran atau kampanye yang berkaitan dengan bulan Ramadan dan perayaan Hari Raya Idulfitri. Tentunya, strategi tersebut sudah tidak berlaku lagi setelah suasana Lebaran berakhir.

Jadi, selain menyelesaikan berbagai pekerjaan yang tertunda karena Lebaran, prioritas Anda selanjutnya adalah merencanakan dan mengeksekusi marketing atau kampanye baru. Dengan begitu, strategi marketing bisnis Anda tetap up-to-date.

4. Kelola keuangan dengan bijak

Hal terakhir yang perlu Anda lakukan setelah Lebaran adalah mengelola keuangan dengan bijak. Karena meningkatnya jumlah pesanan, mungkin jumlah pemasukan Anda jadi bertambah besar. Jika begitu, godaan untuk segera mengembangkan usaha pasti akan muncul. Mulai dari melakukan diversifikasi produk, memperbesar toko fisik, hingga membuka cabang toko baru. Nah, jangan sampai Anda melakukan usaha pengembangan bisnis tersebut secara impulsif.

Jika perlu, buatlah skala prioritas mengenai jenis pengeluaran yang ingin dilakukan untuk mengembangkan bisnis Anda. Setelah itu, hitunglah potensi keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan melaksanakan pengembangan bisnis tersebut. Jika ternyata belum terlalu menguntungkan, simpanlah pendapatan tersebut untuk digunakan pada kemudian hari. 

Baca juga: Transaksi Keuangan Perusahaan Adalah: Definisi, Jenis, dan Metode Pembukuannya

Dengan melakukan beberapa tips di atas sebelum dan setelah libur Lebaran, maka Anda bisa mencegah terjadinya masalah-masalah yang umum dihadapi oleh bisnis saat dan setelah lebaran tiba. Intinya, Anda harus bisa menjalankan bisnis dengan efektif sebelum dan setelah Lebaran, dengan cara melakukan perencanaan dan persiapan yang matang. Salah satu caranya adalah mengelola banyaknya transaksi keuangan yang terjadi menggunakan jasa dari Midtrans. 

Midtrans adalah penyedia layanan payment gateway yang memudahkan Anda melakukan payout untuk membayar beragam benefit karyawan Anda maupun untuk membayar vendor. Selain itu, Midtrans juga memudahkan transaksi antara Anda dan pelanggan dengan adanya berbagai macam metode pembayaran, mulai dari transfer bank, e-wallet, hingga payment link. Untuk tahu lebih lengkap mengenai pelayanan dari Midtrans, klik di sini!