09 Sep

4 Kendala Sistem Reimburse Kantor dan Tips Mengatasinya!

by Yovita

1752Views

Pernah dengar soal reimburse? Di tiap perusahaan, sistem reimburse lazim digunakan. Contoh penggunaannya ketika perusahaan menugaskan karyawannya dalam perjalanan bisnis, tentu karyawan akan mengeluarkan biaya akomodasi dari mulai tiket pesawat hingga hotel dan konsumsi.

Nah, sistem reimburse yang nantinya akan memberikan kompensasi dari biaya perjalanan bisnis tadi. Dengan kata lain, sistem reimbursement adalah penggantian uang karyawan yang sebelumnya digunakan untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Namun, dalam praktiknya, sistem ini sering kali menghadapi kendala dan karyawan kesulitan dalam mengklaim uang pengganti tadi. Untuk mencegahnya, yuk simak penjelasan lengkap berikut ini.

Baca juga: Payment Adalah Salah Satu Aspek Penting dalam Bisnis

4 Kendala Sistem Reimburse Kantor

Secara sekilas, sistem reimburse mungkin terdengar sepele; karyawan hanya perlu bertemu dengan bendahara perusahaan, meminta reimbursement, dan uang yang dipinjamkan bisa segera kembali. Namun, pada praktiknya, beberapa kendala berikut ini sering kali ditemukan dan menghambat proses pengembalian uang yang karyawan pinjamkan.

1. Bukti reimburse hilang

Meskipun karyawan mengatakan dengan jujur mengenai nominal yang dikeluarkan untuk perjalanan bisnis, nyatanya bendahara perusahaan tidak bisa memberikan uang semudah itu. Kehilangan bukti reimburse merupakan kesalahan fatal yang sering kali terjadi pada karyawan, bisa saja bukti bayar dan dokumen pendukung terselip entah di mana. Kalau sudah begitu, karyawan bisa dirugikan karena tidak mendapatkan uang pengganti dari perusahaan.

2. Proses yang terlalu lama 

Birokrasi perusahaan, apalagi dengan skala yang besar, pasti melibatkan banyak divisi untuk memutuskan sebuah tindakan. Proses ini tentu tidak bisa dilakukan dalam waktu singkat. Kendalanya juga kadang terdengar sepele, seperti atasan lupa tanda tangan, formulir pengajuan tertumpuk file lain, dan berbagai kendala lainnya.

Untuk mengatasinya, ada solusi terbaik agar proses pengiriman uang tidak memakan waktu lama. Gunakan Midtrans, solusi transfer uang yang mudah dengan layanan Payouts. Melalui Payouts, transfer uang untuk berbagai kebutuhan, termasuk reimburse, bisa dilakukan secara cepat ke satu atau banyak akun sekaligus.

Baca juga: Tugas dan Fungsi Administrasi Keuangan pada Bisnis

3. Pencairan memakan waktu

Kendala yang akan ditemukan dalam sistem reimburse tidak berhenti sampai pengajuan. Ketika proses sebelumnya sudah disetujui, karyawan juga bisa menemukan kendala lain berupa lamanya proses pencairan. Hal ini biasanya terjadi karena sistem pembayaran perusahaan tidak rapi sehingga mereka perlu mengirimkan uang secara manual satu per satu ke berbagai rekening.

4. Proses berbelit-belit

Sistem perusahaan, apalagi jika berurusan dengan uang, biasanya cukup berbelit-belit. Tujuannya memang baik, perusahaan berusaha untuk membuat sistem yang ketat agar tidak terjadi kebocoran uang dan menghindari kecurangan. Namun, karena makan waktu, karyawan tentu tidak akan nyaman, apalagi kalau nominal yang butuh di-reimburse ternyata cukup besar.

Tips Mengatasi Kendala Reimburse

Menggunakan uang pribadi untuk membayar kebutuhan operasional perusahaan tentu akan sangat membebani arus kas pribadi karyawan dan membuat mereka tidak senang. Uang yang tidak masuk budget bulanan tiba-tiba bisa mengambil banyak jatah untuk pengeluaran yang lain.

Karenanya, Anda bisa melakukan beberapa tips di bawah ini untuk mengatasi berbagai kendala yang bisa ditemukan dalam sistem reimburse perusahaan.

1. Selalu simpan bukti bayar

Karena menjadi syarat utama pengajuan reimburse, bukti bayar harus disimpan dengan baik dan aman. Anda bisa menyiapkan tas, map, atau dompet khusus untuk menyimpannya. Tim keuangan juga bisa mengategorikannya berdasarkan jenis proyek dan tanggal transaksi.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Mudah dan Praktis

2. Kebijakan harus diperjelas

Kebijakan soal reimburse bukan hanya ketat, tapi juga harus bisa ditulis dengan jelas agar karyawan mudah memahaminya. Atur dengan baik pengeluaran apa saja yang bisa mendapatkan reimbursement, jangka waktu pengajuan sejak tanggal penggunaan dana, dan lain sebagainya. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.

3. Pastikan form reimburse selalu siap

Setiap perusahaan memiliki ketentuannya masing-masing dalam form reimburse. Untuk mempercepat proses pengembalian dana, selalu siapkan template atau form yang sudah dicetak di bagian keuangan sehingga karyawan bisa dengan mudah mengisi dan mengajukan permintaan reimburse ke perusahaan.

4. Jangan menunda mengumpulkan bukti reimburse

Untuk mengurangi risiko bukti bayar hilang, sebaiknya segera kumpulkan bukti-bukti tersebut ke bagian terkait. Karena proses birokrasinya sering kali berbelit, hal ini perlu dilakukan agar proses pencairan tidak terlalu lama dan karyawan bisa segera mendapatkan kembali uang yang dipinjamkan.

Demikian penjelasan lengkap mengenai kendala dalam sistem reimburse yang sering ditemukan di perusahaan. Sebagai pemilik bisnis, sudah seharusnya Anda bisa memberikan kenyamanan maksimal kepada para karyawan. Proses pencarian dana untuk reimburse harus bisa dilakukan dengan cepat agar tidak mengganggu arus kas pribadi karyawan.

Segera beralih ke sistem yang lebih cepat dan andal seperti fitur Payouts dari Midtrans. Proses transfer uang tidak pernah lebih fleksibel, cepat, rapi, dan aman dibandingkan dengan layanan yang Midtrans berikan. Rasakan manfaatnya sekarang!