07 Sep

Apa Itu Reimburse? Ini Arti, Jenis dan Cara Mengajukannya

by Yovita

6917Views

Istilah reimburse pastinya sudah akrab di telinga, apalagi jika Anda bekerja di perusahaan. Bagaimana, sih, sistemnya? Mari simak selengkapnya seputar jenis, tips, hingga contoh surat reimburse di sini!

Apa Itu Reimburse

Jenis-jenis Reimburse

Secara umum, kompensasi atau reimbursement yang biasa diajukan karyawan ke perusahaan terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Asuransi / Insurance

Dalam konteks reimburse jenis asuransi, penggantian dana diajukan oleh pemegang polis saat membutuhkan tindakan medis. Biasanya, karyawan terkait tidak sempat untuk menghubungi pihak asuransi sebelum menerima tindakan medis, sehingga biaya harus ditanggung sendiri terlebih dahulu. Setelah itu, baru mengajukan penggantian ke pihak asuransi.

Selain kasus seperti itu, ada juga kemungkinan bahwa perusahaan memang mengarahkan supaya karyawan melakukan pembayaran dengan uang pribadi terlebih dahulu jika memerlukan tindakan medis. Dengan penerapan kebijakan seperti itu, karyawan pun dapat mengajukan reimbursement setelah memperoleh kuitansi pembayaran, baik dari rumah sakit, apotek, dan layanan kesehatan lain.

2. Legal

Jenis yang satu ini disebut juga sebagai tunjangan reimbursement, yakni penggantian biaya dalam bidang hukum. Pengajuan penggantian biaya akan dikabulkan oleh hakim sebagai kompensasi atas waktu dan uang yang dikeluarkan selama prospek dan pertumbuhan keuangan. Jenis reimburse ini sering ditemukan dalam proses perceraian di pengadilan.

3. Pajak / Taxes

Sistem reimburse pun diterapkan dalam pembayaran pajak oleh karyawan ke lembaga pemerintahan, khususnya dalam hal penerimaan upah. Ketika memperoleh gaji, biasanya jumlah yang diberikan oleh perusahaan sudah dipotong pajak. Jika kasusnya karyawan kelebihan membayar pajak, ia bisa mengajukan reimburse. 

Kenapa bisa kelebihan? Salah satu alasannya bisa karena karyawan melakukan pembayaran langsung ke pemerintah setelah sebelumnya dibayarkan terlebih dahulu oleh perusahaan. Hal itu menyebabkan terjadinya pembayaran pajak dua kali.

Pengajuan tersebut dapat dilakukan saat melaporkan SPT (Surat Pemberitahuan Tahunan). Pengembalian kelebihan bayar pajak atau restitusi akan diberikan sesuai jumlah kredit pajak yang kelebihan dibayar oleh lembaga terkait.

Baca juga: Pengertian Faktur dan Fungsinya untuk Bisnis Anda

Apa Saja yang Bisa Di Reimburse?

Sistem reimburse menekankan kompensasi sebagai hak karyawan. Namun, tidak semua jenis pengeluaran bisa digantikan oleh perusahaan. Berikut daftar kategori biaya yang bisa diganti oleh perusahaan. 

1. Biaya Bisnis / Operasional

Tujuan dari reimburse biaya bisnis adalah mengembalikan dana pribadi karyawan yang sebelumnya digunakan untuk keperluan operasional perusahaan. Bentuknya bisa berbagai hal, seperti ketika karyawan membayar untuk membeli perlengkapan kantor, sewa tempat untuk acara perusahaan, atau bisa juga kompensasi atas penggunaan pulsa atau mobile data pribadi untuk menghubungi klien.

Perlu diperhatikan bahwa pengeluaran biaya pribadi untuk operasional perusahaan tidak selalu bisa disetujui. Contohnya, uang tidak akan digantikan perusahaan jika karyawan melakukan pertemuan dengan klien tanpa izin atau tanpa sepengetahuan perusahaan. Pihak HRD juga tidak akan mengabulkan permohonan reimburse atas tanggungan sanksi tilang yang dialami karyawan saat mengendarai mobil perusahaan.

2. Biaya perjalanan bisnis

Perjalanan bisnis kerap menjadi salah satu aktivitas penting dalam kelangsungan perusahaan. Umumnya, perusahaan memberikan biaya atau melakukan pemesanan untuk tiket transportasi dan akomodasi karyawan selama perjalanan dinas. Namun, kadang-kadang timbul keperluan mendadak di luar perhitungan sebelumnya. 

Misalnya, bisa saja karyawan dan pihak perusahaan menyepakati bahwa perjalanan bisnis ditanggung oleh karyawan terlebih dahulu. Baru kemudian karyawan mengajukan reimbursement atas seluruh biaya terkait perusahaan yang dikeluarkan selama perjalanan tersebut.

Meski begitu, reimburse biaya perjalanan bisnis bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Ada juga perusahaan yang tidak memberikan kompensasi atas perjalanan bisnis karena memang sudah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawan.

Baca juga: Traveling Makin Nyaman bersama Asuransi Perjalanan MSIG

3. Biaya kesehatan

Beberapa perusahaan tertentu memberikan reimburse atas pengeluaran karyawan di bidang kesehatan. Ini bisa termasuk kebutuhan konsultasi dokter, perawatan di fasilitas kesehatan, sampai biaya obat-obatan. Bentuk reimbursement yang satu ini bisa juga diterapkan melalui tanggungan BPJS Kesehatan. 

Melalui kompensasi dana untuk keperluan kesehatan, perusahaan memastikan bahwa karyawan dapat tetap sejahtera dan mampu memberikan kontribusi terbaik bagi kelangsungan bisnis. Sebab, karyawan juga merupakan aset perusahaan yang bernilai dalam jalannya perusahaan.

Alasan Reimburse Form Terkendala 

Pengajuan reimburse melibatkan prosedur tertentu sebagaimana peraturan yang berlaku di perusahaan. Yang paling penting adalah mengajukan form reimburse. Namun, ada kemungkinan proses permohonan kompensasi mengalami kendala, alasannya antara lain:

1. Memakan waktu terlalu lama

Proses reimbursement kerap memakan waktu lama karena melalui beberapa tahapan hingga uang cair. Keadaan ini membuat karyawan cenderung enggan untuk mengajukan reimburse, apalagi jika jumlahnya dinilai kecil. Akibatnya, karyawan tidak mendapatkan dana yang seharusnya menjadi haknya.

Masalah alur yang merepotkan menjadi persoalan yang perlu diperbaiki oleh perusahaan. Sebab, perusahaan sebaiknya mampu memenuhi hak karyawan secara lebih efektif dan efisien. Memenuhi hak karyawan pun akan meningkatkan hubungan baik antara kedua belah pihak. 

2. Hilangnya bukti

Karena berhubungan dengan penggantian uang, pengajuan kompensasi ke perusahaan membutuhkan bukti pembayaran yang sah. Jika bukti tersebut hilang, maka reimburse tidak akan turun. Bukti pembayaran pun tidak bisa diberikan dalam bentuk salinan atau foto, melainkan harus benar-benar bukti yang asli. Jadi, karyawan harus menjaga tanda pembayaran berupa kuitansi, faktur, bon, atau tanda pembayaran lainnya dengan baik.

3. Dana terlambat cair

Alur reimbursement biasanya terdiri dari tahapan yang cukup panjang. Ketika sudah diterima, karyawan pun masih perlu menunggu hingga uang dicairkan. Hal itu dapat disebabkan oleh keadaan arus kas di mana belum ada stok dana yang bisa diberikan. 

Kasus semacam ini dapat menjadi kendala, terutama apabila karyawan sedang membutuhkan dana tersebut. Karyawan yang menggunakan kartu kredit pun berisiko terkena limit dari bank, sehingga membuatnya terancam harus menanggung bunga berlebih.

Oleh karena itu, masalah ini dapat menjadi evaluasi bagi pihak perusahaan. Suatu perusahaan sebaiknya memiliki cadangan kas yang dapat digunakan untuk keperluan-keperluan khusus, seperti memberikan reimburse bagi karyawan. Dengan begitu, karyawan tidak merasa dirugikan karena harus menunggu lama.

Tips Mengajukan Reimburse

Dalam mengurus reimbursement, ada tahapan yang perlu dilalui dan beberapa hal yang bisa diperhatikan untuk membuat proses menjadi lebih efektif serta efisien. Oleh sebab itu, Anda dapat melihat tips di bawah ini sebelum mengajukan reimburse. 

1. Siapkan dokumen yang dibutuhkan

Biasanya, perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait dokumen pengajuan reimburse. Pastinya, karyawan wajib mengisi formulir pengajuan reimburse saat melakukan permohonan kompensasi. Apabila mengajukan reimburse untuk biaya kesehatan, mungkin juga karyawan perlu memberikan dokumen berupa surat pengantar dari dokter dan fotokopi resep dokter. Jadi, sebaiknya Anda dapat menyiapkan dan menyimpan baik-baik setiap dokumen terkait.

2. Simpan bukti pembayaran

Sebelum melakukan permohonan reimburse, karyawan tentu harus mempersiapkan sejumlah bukti pembayaran untuk menyatakan bahwa pengajuan adalah sah. Bentuk bukti pembayaran tersebut dapat berupa invoice atau faktur tagihan, kuitansi, nota, dan lain-lain. Jangan sampai tanda pembayaran yang diperlukan hilang. Pasalnya, bukti yang dikumpulkan ke HRD saat mengajukan reimbursement harus berupa tanda yang asli.

Untuk menghindari bukti yang hilang, sebaiknya Anda menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan bukti-bukti tersebut. Misalnya, tas atau map yang memang diperuntukkan bagi tanda pembayaran yang akan di-reimburse. Anda pun dapat mengumpulkan bukti-bukti pembayaran dalam ukuran kecil dengan menempelkannya pada satu kertas HVS agar lebih mudah diperiksa dan tidak tercecer.

Jika pengajuan kompensasi dilakukan secara online, bukti pembayaran yang berbentuk fisik dapat di-scan terlebih dahulu. Lalu, simpan seluruh bukti yang ada dalam satu folder yang mudah diakses. Lakukan juga back up terhadap dokumen-dokumen itu di beberapa lokasi supaya bisa memastikan bukti tidak hilang, seperti flashdisk, PC, dan penyimpanan online seperti Google Drive.

Baca juga: Pengertian, Jenis, dan Contoh Invoice untuk Bisnis Anda

3. Jangan menunda-nunda

Pastikan Anda melakukan pengajuan reimbursement secepatnya tanpa menunda-nunda. Perusahaan biasanya mengatur batas waktu maksimal untuk mengeklaim penggantian biaya. Pasalnya, pihak perusahaan juga membutuhkan waktu untuk memroses setiap permohonan yang diterima.

Selain memastikan bahwa permohonan reimburse tidak melewati tenggat waktu perusahaan, pengajuan tanpa menunda-nunda juga dapat mengurangi risiko dokumen atau bukti transaksi hilang. Jika langsung diajukan, kemungkinan karyawan masih mengingat jelas di mana menyimpan semua dokumen tersebut dan tidak tercecer di mana-mana.

4. Pahami kebijakan dan prosedur pengajuan reimburse

Bagaimana prosedur pengajuan reimburse sesuai kebijakan perusahaan? Sebelum melakukan permohonan, sebaiknya pastikan dulu alur teknis dan kebijakan terkait kompensasi. Misalnya, berapa batasan nominal yang bisa digantikan oleh perusahaan? Sebab, setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait hal tersebut. 

Selain itu, Anda juga perlu memperhatikan apa saja kategori reimburse yang diakui dalam peraturan perusahaan. Sebagai contoh, bisa saja perusahaan tidak memberikan kompensasi untuk biaya perjalanan bisnis karena sudah termasuk dalam tunjangan transportasi.

Selain itu, perhatikan secara detail semua penjelasan dalam kebijakan reimburse. Misalnya, jika akan klaim reimburse untuk tiket pesawat, apakah semua maskapai dapat digantikan oleh perusahaan? Mungkin saja hanya penerbangan dengan maskapai tertentu yang diberikan kompensasi.

Lalu, apakah uang reimburse akan diberikan secara cash atau lewat transfer uang? Hal ini perlu diperhatikan agar tidak terjadi kebingungan. Apalagi, pengembalian dalam bentuk tunai berarti karyawan perlu mempersiapkan penyimpanan yang aman untuk dibawa pulang.

Bagi pemilik bisnis, pemberian uang reimburse bisa menjadi semakin mudah jika menggunakan Midtrans karena dapat digunakan untuk melakukan pembayaran ke beberapa rekening sekaligus. Solusi payment gateway tersebut juga mengandalkan gabungan AI, machine learning, serta rumus yang kompleks untuk memastikan keamanan setiap transaksi. Sehingga, Anda tidak perlu khawatir ataupun repot ketika memberikan uang reimburse ke karyawan.

5. Jangan berbuat curang

Reimburse adalah kebijakan pengembalian uang oleh perusahaan, di mana kadang kala ada risiko munculnya pihak yang memanfaatkan hal ini secara curang. Kecurangan dalam reimbursement dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu multiple reimbursement, pengeluaran fiktif, pengeluaran berlebih, dan pengeluaran yang salah.

Karyawan yang melakukan multiple reimbursement berarti menggunakan sejumlah bukti pengeluaran yang tidak berkaitan dengan kepentingan perusahaan sebagai bukti klaim reimburse. Sementara itu, pengeluaran fiktif merupakan bentuk kecurangan di mana karyawan sengaja mengarang pembelian yang sebenarnya tidak ada. Hal ini berbeda dari pengeluaran berlebih, yang sebenarnya ada namun jumlahnya ditambah agar karyawan mendapatkan uang lebih banyak. 

Lalu, pengeluaran yang salah berarti karyawan berupaya memanfaatkan pengeluaran pribadi dalam mengajukan penggantian dana ke perusahaan. Jadi, sebenarnya pengeluaran itu memang ada, namun tidak untuk kepentingan perusahaan. Padahal, perusahaan hanya memberikan kompensasi apabila karyawan memakai dana pribadi untuk urusan perusahaan. 

Jika perilaku curang dalam pengajuan reimburse tidak terdeteksi, perusahaan jadi mengalami kerugian. Ini merupakan alasan diperlukannya alur tahapan reimburse serta pengumpulan berbagai dokumen dan bukti pembayaran, yaitu untuk memastikan bahwa pengajuan memang sesuai dengan keadaan di lapangan. Apabila ketahuan, karyawan dapat diberikan sanksi sesuai kebijakan perusahaan, seperti penilaian kinerja yang buruk, denda, hingga pemecatan.

6. Lakukan perhitungan kembali

Tips yang ini dilakukan setelah pengajuan reimburse sudah disetujui HRD dan dana telah dicairkan oleh perusahaan. Apakah uang yang diterima sudah sesuai dengan jumlah dalam permohonan reimbursement sebelumnya? Jika besaran yang didapatkan belum tepat, karyawan dapat kembali menginformasikannya kepada HRD dengan menyertai bukti-bukti yang ada.

Perhitungan akan lebih mudah dilakukan apabila pencairan diberikan melalui transfer uang karena nominal yang dikirimkan langsung tertera dengan jelas. Namun, apabila memang diberikan secara tunai, pastikan Anda melakukan perhitungan dengan hati-hati agar tidak terjadi kesalahan yang berpotensi merugikan.

Contoh Surat Reimburse

Setiap perusahaan umumnya memiliki kebijakan atau standard operating procedure (SOP) masing-masing dalam hal surat reimburse. Perusahaan memiliki alur teknis dan bentuk surat reimburse tersendiri.

Jika dibandingkan antar perusahaan, mungkin ada perbedaan surat reimburse dalam hal identitas yang harus diisi, siapa saja yang perlu menandatangani surat, serta bentuk suratnya. Sebagai gambaran secara umum, Anda dapat melihat beberapa contoh surat reimburse di bawah ini.

Sumber: kantorkita

Sebagaimana tertera dalam formulir di atas, dokumen ini mula-mula mengarahkan karyawan untuk mengisi identitas dirinya sendiri. Identitas tersebut terdiri dari nama, posisi, divisi, dan deskripsi singkat kegiatan yang akan di-reimburse. Selanjutnya, dapat dijabarkan rincian seputar besaran uang yang ingin diganti perusahaan; mulai dari tanggal pengeluaran, nominal, keperluan, dan kategori kompensasi. Kemudian, formulir ini ditandatangani oleh karyawan atau pegawai, juga HRD yang akan menyetujui permohonan reimburse.

Sumber: kitalulus

Berbeda dari contoh surat reimburse sebelumnya, formulir yang ini merupakan pengajuan kompensasi atas biaya kesehatan berupa rawat jalan. Tercantum apa saja informasi yang perlu diisi, mulai dari nama perusahaan, nama dan nomor registrasi pasien, diagnosis penyakit, hingga besaran klaim asuransi dalam rincian yang jelas. Pengajuan klaim reimbursement ini nantinya dibubuhi tanda tangan oleh dokter dan pasien terkait.

Reimburse adalah salah satu hak karyawan. Jadi, usahakan prosedur dan prosesnya berlangsung cepat dan lancar. Namun, bagaimana kalau ada banyak karyawan yang meminta reimburse dalam waktu yang sama atau berdekatan? Anda dapat memakai layanan Midtrans sebagai solusinya. 

Midtrans menyediakan kemudahan pembayaran yang mempermudah transaksi ke semua metode pembayaran, termasuk kartu kredit dan debit, e-wallet seperti Gopay dan QRIS, hingga over the counter semacam Indomaret dan Alfamart. Sangat mempermudah aktivitas keuangan perusahaan, bukan? Tidak hanya itu, Midtrans juga dilengkapi dengan sistem keamanan yang kuat sehingga Anda tidak perlu khawatir akan perlindungan transaksi yang dilaksanakan. 

Setelah menyimak penjabaran di atas, kini Anda telah mengetahui bahwa reimburse adalah kewajiban yang harus dituntaskan oleh perusahaan untuk memenuhi hak karyawan. Meski diterapkan di semua perusahaan, setiap bisnis bebas menentukan kebijakan kompensasi masing-masing dalam rangka mengutamakan kesejahteraan karyawan dan kelangsungan bisnis. 

Karyawan tidak perlu khawatir apabila sewaktu-waktu perlu mengeluarkan dana pribadi demi kepentingan perusahaan. Pada intinya, informasi seputar reimburse harus dikomunikasikan secara jelas supaya semua pihak memahaminya dengan baik. Baik perusahaan maupun karyawan pun sebaiknya mengupayakan alur efektif dan efisien dalam proses reimburse. Dengan begitu, semua pihak dapat sama-sama memperoleh keuntungan.