12 Sep

Jangan sampai Kecolongan! Ini 6 Syarat Valid Pengajuan Reimburse Form

by Yovita

1010Views

Sejumlah perusahaan biasanya tidak langsung membayar sebagian biaya terkait proses operasional bisnis, sehingga karyawan harus menanggungnya dengan dana pribadi terlebih dahulu. Inilah yang dinamakan dengan reimburse atau reimbursement. Setelahnya, karyawan bisa meminta penggantian biaya dengan mengisi reimburse form dan menyerahkannya ke bagian keuangan.

Setiap perusahaan memiliki aturan berbeda tentang penanganan finansial kantor. Nah, sistem reimburse merupakan salah satu dari banyak hal terkait keuangan yang harus dikelola dengan baik agar perusahaan dapat terus bertahan. Supaya sistem reimburse tidak membebani perusahaan dan menyusahkan karyawan, simak bagaimana kebijakan reimburse yang tepat berikut ini.

6 Syarat Valid Pengajuan Reimburse Form

1. Diketahui Atasan

Kebijakan pertama yang harus diterapkan dalam sistem reimburse perusahaan adalah persetujuan atasan. Proses pencairan uang kompensasi sebaiknya tidak dilakukan hingga formulir pengajuan mendapatkan persetujuan dan tanda tangan dari atasan.

Kebijakan semacam ini perlu diterapkan agar perusahaan tidak kecolongan oleh karyawan nakal yang memanfaatkan sistem reimburse untuk mengambil uang yang bukan haknya.

2. Siapkan Bukti Pembayaran

Bagian ini menjadi syarat utama untuk bahan pertimbangan persetujuan reimburse. Pastikan kalau tanggal transaksi sesuai dengan waktu penggunaan uang dan biaya yang dikeluarkan tidak melenceng dari kebijakan perusahaan. 

Setiap bulan, tim HR bisa menerima banyak permintaan reimburse dari karyawan dengan berbagai macam jenis. Agar tidak tertukar atau tercampur, kelompokkan permintaan reimburse tersebut berdasarkan jenisnya. Setelah itu, satukan semua bukti pembayaran yang diberikan ke dalam satu file agar tidak tercecer dan lebih mudah untuk diperiksa oleh tim keuangan nantinya.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Mudah dan Praktis

3. Mengisi Form dan Mengajukan Request

Setiap perusahaan memiliki template dan keperluan informasi masing-masing di dalam reimburse form. Anda bisa memasukkan hal-hal yang penting saja agar pengisian reimburse form menjadi lebih mudah. 

Sebelum menerima form, periksa ulang apakah ada kolom yang tertinggal. Kemudian, barulah form tersebut diajukan ke HR manager serta diperiksa dan ditinjau kembali permintaannya. Setelah mendapatkan persetujuan dari manajer, proses reimburse bisa dilanjutkan dengan menyerahkan data ke pihak keuangan. 

4. Review oleh Pihak Keuangan

Setelah semua data pengajuan reimburse sudah dicatat oleh tim HR dan mendapatkan persetujuan dari HR Manager, maka data tersebut bisa lanjut diproses oleh tim keuangan. Validasi transaksi, nominal yang harus diganti, dan berbagai detail lain harus diperiksa ulang dengan lengkap.

Lagi-lagi hal ini harus dilakukan agar perusahaan tidak kecolongan dan mengeluarkan uang untuk hal-hal yang tidak sesuai kebijakan. Umumnya, reimburse hanya bisa diberikan untuk pengeluaran perjalanan, kesehatan, dan operasional lain selama proses bisnis. Hal ini tidak mencakup biaya berkunjung ke tempat untuk urusan pribadi dan sebagainya.

Baca juga: Tugas dan Fungsi Administrasi Keuangan pada Bisnis

5. Proses Persetujuan Reimburse

Setelah melalui proses peninjauan oleh tim HR dan pengecekan kembali dengan teliti oleh tim keuangan, proses selanjutnya adalah menyerahkan hasil pengecekan tersebut ke manajer keuangan untuk meminta persetujuan.

Sebagai bukti persetujuan, nantinya manajer keuangan akan membubuhkan tanda tangan pada formulir pengajuan reimburse. Ini merupakan gerbang terakhir pemeriksaan agar perusahaan tidak kecolongan dari sistem reimburse yang ada.

Kalau terdapat beberapa permintaan sekaligus, ada baiknya pengajuan dikelompokkan dan diserahkan dalam waktu bersamaan agar proses persetujuan bisa diselesaikan lebih cepat dan tidak membingungkan atasan.

6. Pengembalian Dana

Setelah persetujuan didapatkan, barulah pengajuan reimburse bisa dicairkan dan dana dikirim ke rekening karyawan terkait. Perlu diingat, proses pemindahan dana ini agak tricky dan merepotkan. Kalau Anda melakukannya secara manual, maka pastikan tidak ada kesalahan pada nomor rekening maupun nominal yang harus dikirim kepada karyawan.

Agar proses transfer uang bisa dilakukan dengan lebih fleksibel, cepat, dan aman, perusahaan bisa menggunakan fitur Payouts dari Midtrans. Fitur tersebut akan membantu perusahaan Anda untuk mengakomodasi semua kebutuhan pengiriman dana, baik secara manual maupun otomatis, ke satu atau banyak akun sekaligus.

Dengan Midtrans, transfer uang bisa dilakukan dengan lebih fleksibel dalam satu tempat ke lebih dari 100 pilihan bank di Indonesia dan e-Money mana pun secara instan dengan biaya flat. Perusahaan Anda juga akan lebih mudah dalam memonitor transaksi keuangan karena platform Midtrans dirancang dengan kemudahan proses integrasi, sehingga rekonsiliasi dan pembayaran dapat dilakukan dari dashboard atau API.

Baca juga: Cara Transfer Uang Lewat HP Tanpa Harus Keluar Rumah

Itu dia syarat pengajuan reimburse form yang tepat untuk perusahaan agar sistem reimburse bisa berjalan dengan baik dan tidak membebani perusahaan maupun karyawan. Meski harus ketat, pastikan juga kalau kebijakan yang ada bisa diselesaikan dengan cepat agar karyawan tidak merasa terbebani ketika harus mengeluarkan uang pribadi untuk urusan bisnis.

Melalui sistem yang ketat dan tegas, finansial perusahaan Anda tentu akan menjadi lebih baik dan bisa bertahan dalam jangka waktu yang panjang. Automasi pengiriman dana dan pencatatan transaksi dengan mudah, aman, dan fleksibel melalui fitur Payouts dari Midtrans sekarang juga!