03 Jun

Invoice: Pengertian, Jenis dan Contoh Formatnya Bagi Bisnis

by Admin

8601Views

Pengertian, Jenis, dan Contoh Invoice untuk Bisnis Anda - Ada banyak istilah akuntansi atau administrasi perusahaan dalam dunia bisnis, salah satunya adalah invoice. 

Keberadaan invoice berperan penting dalam transaksi bisnis karena mencakup produk yang diperjualbelikan beserta harga yang harus dibayarkan pelanggan. Bahkan, invoice juga dapat menjadi acuan bagi para pelaku bisnis untuk menghitung laba dan rugi perusahaan.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen wajib yang harus dimiliki oleh perusahaan atau badan usaha yang terdaftar pajak. Dalam transaksi konvensional, invoice sering kali disamakan dengan nota atau kuitansi. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

Sama seperti nota atau kuitansi, invoice juga memuat rincian pembelian dan berperan penting dalam transaksi jual beli karena berfungsi sebagai bukti transaksi. Bedanya, invoice bukan merupakan bukti pembayaran seperti halnya kedua dokumen tersebut.

Selain itu, invoice juga sering kali digunakan sebagai alat tagihan pembayaran bagi penjual kepada pembeli. Oleh karena itu, ada beberapa komponen yang harus tercantum di dalam invoice, yaitu

• identitas penjual,

• nama pelanggan dan tujuan penagihan,

• nomor invoice,

• daftar barang/produk yang diperjualbelikan,

• jumlah pesanan,

• harga satuan, total harga keseluruhan, pajak, potongan harga (jika ada), dan total harga yang harus dibayar pelanggan, dan

• sistem pembayaran beserta nomor rekening, virtual account, atau alat pembayaran lain yang sesuai dengan ketentuan jual beli.

Pentingnya Invoice dalam Transaksi Bisnis

Selain sebagai tagihan yang memuat rincian pembelian beserta harga yang harus dibayar pembeli, invoice juga dapat digunakan untuk keperluan berikut.

1. Rujukan yang sah jika terjadi ketidaksesuaian antara pembayaran tagihan dengan pengiriman barang.

2. Alat untuk memudahkan pelaku usaha dalam melakukan pembukuan keuangan.

3. Alat untuk memudahkan pelaku usaha dalam memantau perkembangan bisnis.

4. Acuan untuk menjual kembali barang yang sudah dibeli kepada pihak lain.

5. Alat bukti jika pelaku usaha akan melakukan kredit.

Siapa Saja yang Membutuhkan Invoice?

Setiap pelaku usaha, baik usaha perorangan maupun badan usaha, membutuhkan invoice untuk keperluan pembukuan. Sementara itu, invoice harus dibuat dalam beberapa rangkap untuk keperluan pembeli ataupun penjual. 

Umumnya, invoice dibuat sebanyak 3 rangkap untuk keperluan tagihan kepada pembeli, lampiran penagihan dalam arsip pembukuan, dan arsip dalam buku faktur.
Baca Juga: Contoh Invoice Penagihan yang Tepat untuk Produk dan Jasa

Bagi pembeli, invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti adanya transaksi pembelian. Bagi penjual, invoice digunakan sebagai bukti transaksi, adanya kas masuk, penagihan, dan pembayaran pajak.

Jenis-Jenis dan Contoh Invoice

Terdapat 3 jenis invoice yang paling sering digunakan dalam transaksi bisnis yang akan dijelaskan berikut ini.

1. Invoice biasa

Dokumen sederhana yang memuat beberapa komponen invoice dan biasa digunakan dalam transaksi sehari-hari. Rincian pembelian yang biasa dicantumkan dalam invoice jenis ini adalah item dan jumlah pesanan, harga satuan barang/jasa, dan total harga yang harus dibayar.

2. Invoice proforma 

Dokumen tagihan bersifat sementara ini biasanya digunakan jika barang yang dibeli dikirimkan secara bertahap. Setelah seluruh barang selesai dikirim, barulah penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa. 

3. Invoice konsuler 

Dokumen berupa faktur yang biasa digunakan dalam transaksi internasional. Invoice ini biasanya digunakan dalam aktivitas ekspor-impor dan disahkan melalui izin negara tujuan pengiriman (impor). 

Oleh karena itu, selain mencantumkan komponen tagihan secara umum, invoice jenis ini juga harus berisi cap atau bukti legalisasi dari perwakilan negara impor, yang biasa diwakili oleh kantor konsuler, atase perdagangan, atau kedutaan besar negara tujuan impor yang bertempat di negara pengekspor.

Prosedur Pembuatan dan Pengiriman Invoice

Pembuatan invoice tidak akan berguna jika tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan tidak dibayar tepat waktu. Hal ini disebabkan oleh tagihan tersebut berhubungan dengan jalannya sistem operasional perusahaan.
Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran Bisnis Barang dan Jasa

Jika ada tagihan yang mandek, maka bisnis yang Anda jalankan tentu akan terhambat. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan hal-hal berikut agar prosedur pembuatan dan pengiriman invoice berjalan lancar.

1. Cantumkan seluruh komponen invoice dengan benar dan jelas, juga sertakan tanggal jatuh tempo dan sanksi yang akan dikenakan jika pembayaran tidak dilakukan.

2. Kirim reminder kepada pelanggan secara resmi, baik melalui email maupun aplikasi yang digunakan dalam sistem pembayaran.

3. Berikan tawaran berupa diskon atau cashback jika pembayaran dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo agar pembeli tertarik melakukan pembayaran tepat waktu.

4. Sediakan beberapa alternatif metode pembayaran sehingga pembeli dapat melakukan pembayaran sesuai dengan alat pembayaran yang dimiliki atau diinginkan.

5. Kirimkan invoice jauh-jauh hari sebelum tanggal jatuh tempo. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi pembayaran yang telat atau jika ada kendala lainnya saat pembeli akan melakukan pembayaran.

Cara Mudah Membuat Invoice dengan Payment Link

Untuk memudahkan para pelaku usaha dalam membuat dan mengirimkan invoice, Midtrans menghadirkan Payment Link. Ini merupakan link pembayaran sederhana yang dapat dibuat dengan mudah dan dibagikan melalui pesan singkat, aplikasi chat, email, media sosial, atau website, kepada pelanggan bisnis Anda.

Selain bisa membuat dan membagikan invoice dengan mudah, layanan Midtrans yang satu ini juga dapat membantu Anda melakukan pembukuan keuangan karena setiap transaksi akan tercatat secara otomatis pada sistem pembayaran Anda.