02 Oct

Contoh Invoice Pembayaran Bisnis Barang dan Jasa

by Admin

1937Views

Saat menjalankan bisnis, setiap aspek operasional memiliki peran penting untuk memastikan kelancaran dan keberhasilan usaha. Salah satu hal yang seringkali terlewat  padahal perannya sangat vital adalah invoice pembayaran. Agar tak kebingungan tentang pentingnya invoice, di artikel ini Anda akan memahami pengertian, jenis, fungsi, perbedaannya dengan tagihan, serta contoh invoice pembayaran. 

Apa Itu Invoice Pembayaran?

Invoice pembayaran adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini adalah representasi formal dari sebuah transaksi dengan detail seperti nama penjual dan pembeli, alamat, tanggal transaksi, deskripsi produk atau jasa, harga, hingga termin pembayaran yang dicantumkan dengan jelas.

Dengan adanya invoice, kedua belah pihak memiliki kesepakatan tertulis yang jelas dan dapat diakui secara hukum. Hal ini tidak hanya akan mempermudah pelanggan dalam melacak tagihan yang harus dibayar, melainkan lebih kepada penjual yang akan semakin mudah saat harus mengelola keuangan.

Baca juga: Invoice: Pengertian, Jenis dan Contoh Formatnya Bagi Bisnis

Fungsi Invoice

Disebut memiliki peran penting dalam operasional bisnis, tentunya invoice ini memiliki fungsi yang cukup signifikan bagi keberlangsungan usaha. Berikut penjelasan lebih detailnya untuk Anda.

1. Rincian produk dan jasa yang dibeli konsumen

Dengan adanya invoice, konsumen pun mendapatkan bukti jelas tentang apa saja yang mereka beli dengan sejumlah uang pada waktu tertentu. Artinya, bisnis mempunyai upaya transparansi dan mengupayakan zero mistake atas transaksi yang dijanjikan dan apa yang sebenarnya diterima oleh pelanggan.

Dari sisi konsumen, tentunya invoice dapat membuat mereka lebih merasa sama-sama diuntungkan karena dengan rincian yang jelas, konsumen dapat merasa lebih aman dan percaya terhadap usaha Anda. Akibatnya bisa sangat berdampak pada jangka panjang, yakni pelanggan akan semakin setia dengan bisnis Anda.

2. Referensi untuk kasus perbedaan detail transaksi

Meskipun sebagai pemilik usaha Anda selalu berharap transaksi berjalan lancar, ketidaksesuaian antara ekspektasi dan realitas itu wajar sekali terjadi. Misalnya, Anda merasa bahwa barang yang dipesan oleh konsumen sudah dikirim sesuai dengan permintaan mereka. Padahal, nyatanya mereka menerima dalam kondisi yang tidak sesuai dengan pesanan akibat ada kerusakan.

Kasus-kasus seperti itulah yang membuat invoice begitu penting. Sebab bukti pembayaran tersebut digunakan sebagai rujukan objektif untuk membantu proses mediasi atau penyelesaian masalah antara pembeli dan penjual. Jadi, usahakan Anda menyimpan invoice tersebut sampai transaksi bisnis benar-benar selesai.

3. Memantau perkembangan bisnis

Bagi pemilik bisnis, invoice bukan hanya berisi catatan penjualan saja, melainkan juga tentang mendapatkan wawasan. Melalui data invoice, Anda jadi bisa mengetahui produk apa yang paling populer, periode penjualan tertinggi, bahkan prediksi tren ke depannya. Ini semua membantu dalam merencanakan strategi bisnis yang lebih efektif.

Biasakan untuk membuat invoice pembayaran sebanyak dua rangkap, satu untuk pelanggan dan satu lagi untuk disimpan. Dengan menyimpan bukti ini, Anda pastinya jadi lebih akurat dalam memantau arus keuangan bisnis.

4. Mempermudah proses pembukuan

Membuat laporan keuangan tentu sangat memerlukan ketelitian. Tanpa adanya dokumentasi yang rapi, risiko kesalahan yang bisa berakibat fatal bagi keuangan bisnis itu sudah pasti ada. Oleh karena itu, penting bagi seorang pemilik usaha untuk menyimpan invoice secara sistematis sehingga dapat memudahkan audit dan memastikan bisnis Anda patuh terhadap regulasi.

5. Memahami preferensi pelanggan

Setiap informasi dalam invoice mengandung wawasan yang berguna bagi perkembangan bisnis. Pasalnya, Anda jadi tahu kebutuhan, ekspektasi, dan preferensi mereka lewat pola pembelian pelanggan. Informasi ini berharga untuk meningkatkan layanan, menyesuaikan penawaran, bahkan mengembangkan produk atau jasa baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan pasar.

Dengan pemahaman yang baik akan preferensi pelanggan, artinya bisnis Anda bisa selalu menjadi jawaban bagi demand pasar. Siapa yang tidak suka dengan bisnis solutif? Saat Anda sudah berusaha menempatkan pelanggan benar-benar menjadi raja dalam transaksi keuangan ini, tidak menutup kemungkinan bisnis Anda bisa berkembang pesat karena digemari pelanggan.

Beda Invoice dan Tagihan

Invoice dan tagihan seringkali disamakan karena mempunyai arti yang mirip. Padahal, sebenarnya ada perbedaan mendasar dari keduanya yang bisa Anda pahami lewat penjelasan berikut.

• Jangka waktu pembelian

Invoice biasanya diterbitkan segera setelah terjadinya transaksi pembelian. Ini adalah bukti formal atas kesepakatan antara penjual dan pembeli. Maka dari itu, di dalamnya tercantum detail produk atau jasa yang dibeli, termasuk harga, tanggal transaksi, dan lain-lain.

Tagihan, di sisi lain, lebih berfokus pada jumlah yang harus dibayarkan pelanggan kepada penjual. Meskipun tagihan mungkin mencantumkan rincian pembelian, fokus utamanya adalah pada total jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.

• Jangka waktu pelunasan

Invoice biasanya mencantumkan batas waktu pembeli melunasi pembayaran. Periode ini bisa bervariasi, bergantung pada kesepakatan antara penjual dan pembeli. Sementara itu, tagihan biasanya diterbitkan ketika pembayaran sudah jatuh tempo atau mendekati tanggal jatuh tempo. Ini adalah peringatan atau pengingat bagi pembeli untuk segera menyelesaikan kewajiban pembayarannya.

• Waktu penerbitan dokumen

Seperti yang telah disebutkan, invoice diterbitkan segera setelah transaksi pembelian terjadi. Ini adalah langkah pertama dari rangkaian proses pembayaran bisnis. Beda halnya dengan tagihan yang diterbitkan setelahnya, terutama ketika pembayaran belum diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan. Tagihan adalah cara bisnis mengomunikasikan kewajiban pembayaran yang masih tertunda kepada pelanggan mereka.

Baca juga: Cara Membuat Invoice dengan Payment Link Midtrans

Contoh Invoice Pembayaran Barang dan Jasa

Setelah membaca penjelasan di atas, Anda pastinya tahu bahwa ada berbagai macam jenis invoice. Supaya Anda bisa memiliki gambaran yang jelas, simak contoh invoice pembayaran di bawah ini!

• Invoice produk fashion

  

Fashion selalu menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari kita. Invoice untuk produk fashion biasanya mencakup detail, seperti nama brand, ukuran, warna, jumlah item, dan harga per unit. Informasi tambahan seperti cara perawatan atau garansi mungkin juga dimasukkan, bergantung pada kebijakan penjual.

Selain itu, untuk bisnis fashion yang tokonya berada di luar kota, biasanya ada juga detail tentang pengiriman, seperti estimasi waktu tiba dan biaya kirim. Sehingga, pemilik usaha maupun konsumen sama-sama bisa melacak, sampai mana perjalanan produk pesanan tersebut. Jadi, keterlambatan pengiriman bisa diantisipasi sebaik mungkin.

Berikut adalah contoh invoice yang bisa Anda terapkan apabila memiliki bisnis fashion atau sejenis.

• Invoice peralatan konstruksi

Peralatan konstruksi merupakan barang-barang berharga yang nilai investasinya cukup tinggi. Maka dari itu, tidak heran bila invoice untuk jenis barang ini memerlukan detail teknis, seperti spesifikasi, model, kapasitas, dan fitur khusus lainnya.

Selain itu, informasi tentang garansi, petunjuk pemakaian, serta ketentuan sewa atau pembelian mungkin juga dicantumkan. Semakin lengkap contoh invoice pembayaran Anda, semakin baik pula bagi keberlangsungan bisnis dan kepercayaan pelanggan.

• Invoice DP peralatan elektronik

  

Dalam banyak kasus, peralatan elektronik memerlukan pembayaran muka atau DP (Down Payment). Setelah proses pelunasan DP tersebut, biasanya konsumen akan mendapatkan invoice atau bukti pembayaran.

Nah, invoice jenis ini mencantumkan detail produk, seperti merek, spesifikasi, dan harga. Ciri khas dari bukti pembayaran ini adalah adanya rincian tentang jumlah DP yang harus dibayar, persentase dari total harga, serta sisa pembayaran yang harus dilunasi nanti.

Supaya memiliki gambaran yang lebih jelas, simak contoh invoice pembayaran DP alat elektronik.

• Invoice jasa fotografi

Fotografi merupakan salah satu contoh layanan jasa kreatif yang mestinya punya sistem berbeda dari segi pembayaran. Untuk itu, detail-detail seperti durasi pemotretan, lokasi, jumlah foto yang akan diberikan, serta jenis layanan tambahan (misalnya retouching atau pencetakan) biasanya dicantumkan dalam invoice pembayaran ini.

Bahkan, tidak jarang, ada beberapa contoh jasa fotografi yang juga mencantumkan hak cipta dan penggunaan foto dalam invoice-nya. Umumnya, ini diterapkan oleh perusahaan jasa yang skalanya sudah cukup besar, sehingga risiko dari oknum-oknum tak bertanggung jawab pun menjadi lebih besar daripada bisnis yang berskala kecil.

• Invoice jasa travel agent

  

Travel agent yang menyediakan paket perjalanan seringkali melibatkan banyak komponen, seperti transportasi, akomodasi, tour guide, dan atraksi wisata tertentu. Sehingga, invoice dari jasa ini biasanya mencantumkan rincian perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta informasi tambahan seperti asuransi perjalanan atau ketentuan pembatalan.

Invoice dari agen travel yang informasinya detail tentu akan mempermudah konsumen dan pemilik usaha dalam menjalankan agenda bisnisnya. Karena jelas dari awal, maka tidak ada salah satu pihak yang merasa dirugikan atau lebih diuntungkan. Hal ini tentu akan mengurangi kemungkinan-kemungkinan buruk dalam hal bisnis.

Perhatikan contoh invoice pembayaran berikut untuk diterapkan pada bisnis agen travel milik Anda.

• Invoice jasa pelatihan

Bisnis jasa pelatihan saat ini sedang digemari oleh banyak pihak, terlebih setelah terjadinya pandemi Covid-19. Pasalnya, ada banyak webinar atau kelas-kelas yang bisa dilaksanakan secara online dan inilah yang membuat masyarakat tertarik ikut. Dari segi pemilik usaha, mereka pun tidak harus punya tempat pelatihan khusus untuk melaksanakannya.

Jasa pelatihan, baik itu pelatihan keterampilan maupun pendidikan formal, memerlukan invoice yang mencantumkan detail kurikulum, durasi, fasilitator atau pengajar, serta bahan-bahan yang disediakan. Informasi mengenai tempat dan waktu pelatihan serta sertifikasi yang mungkin diberikan setelahnya, juga menjadi bagian penting dari invoice jenis ini.

• Invoice jasa pembuatan website resmi

  

Di era digital saat ini, keberadaan website resmi menjadi penting bagi banyak bisnis. Mulai dari perusahaan F&B sampai yang penyedia jasa konstruksi bangunan pun membutuhkan digital presence bila ingin mendapatkan pelanggan lebih banyak lagi. Karena lingkup pasarnya sudah semakin luas, Anda perlu punya bukti pembayaran supaya transaksi bisa berjalan lebih disiplin.

Invoice untuk jasa pembuatan website ini biasanya mencantumkan detail layanan, seperti desain, pengembangan, hosting, serta pemeliharaan. Selain itu, informasi tentang domain, durasi kontrak, dan ketentuan lain yang berkaitan dengan pembaruan dan dukungan teknis mungkin juga disertakan.

Untuk contoh invoice pembayaran pembuatan jasa website, silakan simak contohnya di bawah ini!

Baca juga: 7 Keuntungan Memiliki Sistem Pembayaran di Toko Online

Dari penjelasan lengkap seputar bukti pembayaran di atas, kira-kira seperti apa contoh invoice pembayaran yang akan Anda terapkan dalam bisnis? Jangan lupa juga untuk membuat alur pembayaran yang mudah bagi konsumen atau vendor agar mereka bisa segera melunasi seusia tenggat waktu. Gunakan pula fitur payment link Midtrans untuk memudahkan customer membayar sesuai amount yang tertera di invoice!