16 Feb

Proforma Invoice adalah Tagihan Penting dalam Jual-Beli, Ini Info Lengkapnya

by Yovita

1907Views

Sudahkah Anda tahu proforma invoice adalah hal berbeda dari invoice biasa? Membuat invoice mungkin bukan tugas yang paling menarik dalam menjalankan bisnis sehari-hari, namun fungsi pentingnya tidak dapat disangkal. Invoice mempertahankan arus kas yang masuk ke bisnis. Oleh karena itu, memahami berbagai jenis invoice dapat menjadi kunci pengembangan praktik bisnis yang sehat di perusahaan, salah satunya proforma invoice. 

Berikut informasi tentang proforma invoice dan bagaimana Anda dapat menggunakannya dalam bisnis.

Baca juga: Cara Membuat Invoice dengan Payment Link Midtrans

Proforma Invoice adalah Tagihan Berbeda dari Invoice

Proforma invoice adalah tagihan awal atau tagihan perkiraan dari penjual untuk meminta pembayaran kepada pembeli yang memesan barang atau jasa. Proforma invoice mencakup deskripsi barang, jumlah total yang harus dibayar, dan detail lainnya tentang transaksi. Pada dasarnya, proforma invoice adalah perjanjian "itikad baik" antara penjual dan pelanggan.

Misalnya, jika pembayaran di muka oleh pembeli diperlukan bagi penjual untuk memproduksi barang atau menyediakan layanan, proforma invoice dapat digunakan untuk mengusulkan rincian transaksi yang akan datang.

Perlu diingat bahwa proforma invoice biasanya dikirim ke pelanggan saat sudah berkomitmen untuk melakukan pembelian, namun penjual belum bisa mengirimkan invoice resmi karena detail akhir masih perlu dikonfirmasi. Setelah pelanggan setuju, maka penjual dapat mengirimkan barang dan mengeluarkan invoice resmi.

Baca juga: Pengertian, Jenis, dan Contoh Invoice untuk Bisnis Anda
 

Proforma Invoice Berbeda dari Invoice Biasa

Proforma invoice adalah jenis invoice yang berbeda dari invoice biasa karena tujuannya adalah menunjukkan besaran biaya untuk barang atau jasa yang akan dibeli oleh pelanggan. Invoice jenis ini membantu pelanggan memutuskan apakah mereka ingin melanjutkan pembelian atau tidak.

Biasanya, invoice dikeluarkan setelah proforma invoice. Agar nantinya pelanggan bisa mudah membayar invoice, pemilik bisnis perlu menyediakan sistem pembayaran yang mudah dan praktis, salah satunya payment link dari Midtrans. 

Bisnis bisa memanfaatkan payment link yang memberikan cara mudah menerima pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Midtrans membuat link yang mengarahkan pelanggan ke halaman pembayaran Midtrans tanpa perlu integrasi teknis. Cara menggunakan payment link mudah dan sistem pembayaran ini sangat cocok untuk pemilik usaha kecil atau penjual di platform media sosial seperti Instagram, Facebook, dan sebagainya. 

Baca juga: Pengertian Faktur dan Fungsinya untuk Bisnis Anda

Fungsi Proforma Invoice adalah Sebagai Berikut

Utamanya, fungsi proforma invoice adalah meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli, serta sebagai bentuk jaminan agar kedua belah pihak tidak dirugikan karena melakukan kecurangan. Proforma invoice adalah hal yang sering dipakai dalam transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai atas impor. 

Bisnis di hampir semua industri menggunakan invoice jenis ini untuk memenuhi proses persetujuan pembelian internal. Proforma invoice merampingkan proses penjualan karena semua persyaratan telah disetujui di muka. 

Biasanya, proforma invoice dikirim sebelum penjual mengirimkan barang yang telah disepakati. Meskipun berisi rincian biaya terkait penjualan, invoice ini bukan permintaan resmi untuk pembayaran. Sejumlah fungsi lain dari proforma invoice adalah:

• Memberikan informasi jumlah harga yang nantinya harus dilunasi oleh pembeli setelah barang sampai.
• Memungkinkan penjual untuk memperkirakan jumlah produk yang nantinya akan dibeli pelanggan.
• Membantu pembeli agar lebih mudah dalam mengonfirmasi jumlah dan kesesuaian barang.
• Sebagai rujukan yang sah untuk dimasukkan ke dalam catatan keuangan pembeli dan penjual. 
• Ideal digunakan saat penjual tidak memiliki semua detail yang diperlukan untuk membuat invoice.
• Beberapa klien menggunakannya untuk proses persetujuan pembelian internal.

Hal Penting Saat Membuat Proforma Invoice

Tidak ada persyaratan khusus mengenai struktur proforma invoice. Namun, template proforma invoice umumnya mencakup beberapa hal penting berikut ini:

1. Tanggal - Tanggal penerbitan atau tanggal proforma invoice dikeluarkan oleh penjual.

2. Rincian produk - Rincian barang atau jasa dan harga yang disepakati antara penjual dan pembeli.

3. Identitas pengirim - Berisi tentang informasi identitas penjual, mulai dari nama penjual, nama toko, dan alamat toko.

4. Informasi tambahan - Bisa mencakup PPN dan pajak lain yang berlaku dan biaya pengiriman jika ada.

Jadi, proforma invoice adalah faktur pengganti sementara yang penting bagi bisnis Anda. Setelah Anda paham tentang proforma invoice, harapannya Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan proses penjualan untuk urusan invoice jenis ini. Jika Anda ingin lebih fleksibel dalam mengelola bisnis, jangan lupa gunakan Midtrans yang memiliki berbagai solusi pembayaran untuk membantu bisnis Anda. 

Semoga bermanfaat!