10 Feb

Penjelasan Lengkap Nota Debit Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Syarat

by Yovita

4609Views

Nota debit adalah dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi Business-to-Business (B2B). Dokumen ini membantu pembeli melacak kewajiban utang terhadap penjual untuk barang atau jasa yang disediakan. Di sisi lain, nota debit juga membantu penjual memperbaiki faktur yang dinilai terlalu rendah. Untuk lebih jelasnya, simak informasi berikut ini!

Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Surat Penangguhan Pembayaran Kredit

Pengertian Nota Debit adalah Sebagai Berikut

Nota debit adalah dokumen yang dikeluarkan dari pembeli kepada penjual untuk meminta pengembalian dana. Nota debit mirip dengan nota kredit, hanya saja dikeluarkan dari sisi pembeli. Jadi, nota debit diterbitkan sebelum nota kredit dapat dibuat oleh penjual. 

Dokumen ini bertindak sebagai permintaan resmi pembeli untuk nota kredit dari penjual dan berfungsi sebagai bukti untuk mendukung retur pembelian. Pembeli dapat mengeluarkan nota debit sebagai bukti untuk mendukung pengembalian pembelian dalam berbagai keadaan, seperti: 

• Pembatalan pembelian.
• Barang yang diterima salah atau rusak. 
• Penjual menagih lebih dari harga yang disepakati.
• Jumlah yang tercantum dalam faktur tidak benar.
• Barang yang diterima tidak memenuhi standar yang diharapkan pembeli.

Nota debit juga bisa diterbitkan oleh penjual kepada pembeli karena alasan meningkatnya jumlah yang harus dibayarkan kepada penjual, atau adanya penambahan pada pesanan produk. Untuk item atau barang yang dikembalikan, nota debit akan mencakup total kredit yang diantisipasi, inventaris item yang dikembalikan, dan alasan pengembalian.

Baca juga: Cara Transfer ke Virtual Account Mandiri dari Bank Lain

Nota Debit Berbeda dari Nota Kredit

Berbeda dari nota debit, nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual saat menerima pengembalian barang dari pembeli. Nota kredit bisa dikeluarkan oleh penjual bila ada kebutuhan untuk membatalkan semua atau sebagian dari faktur karena berbagai alasan, termasuk: 

• Perubahan pesanan setelah faktur diterbitkan.
• Barang dikembalikan atau layanan ditolak.
• Barang rusak saat pengiriman.
• Kesalahan harga pada faktur asli.

Agar lebih mudah memahami penggunaan nota debit dan nota kredit dalam bisnis, berikut perbedaan umum keduanya:

• Nota debit dikeluarkan oleh pembeli barang, sedangkan nota kredit dikeluarkan oleh penjual.
• Nota debit dikeluarkan pembeli kepada penjual untuk retur barang yang diterima karena masalah kualitas atau alasan lain, sedangkan penjual mengeluarkan nota kredit untuk mengonfirmasi bahwa pengembalian pembelian diterima.
• Nota debit dapat diterbitkan dalam hal pembelian kredit oleh pembeli, sedangkan nota kredit diterbitkan penjual dalam hal penjualan kredit.
• Nota debit berdampak pada pengurangan piutang dalam pembukuan penjual, sedangkan nota kredit mengurangi utang dalam pembukuan pembeli.

Baca juga: Kliring Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya

Fungsi Nota Debit

Dalam bisnis atau transaksi jual-beli, nota debit adalah dokumen penting yang memiliki sejumlah fungsi berikut ini:

1. Mengurangi utang

Pembeli dapat menggunakan nota debit untuk meminta keringanan atau pengurangan jumlah terutang kepada penjual atas barang yang sudah dikirim. Jumlah yang ditagih dengan nota ini biasanya lebih kecil dari yang telah disepakati sebelumnya. Ini berlaku untuk barang berupa piutang dan penjual harus mengembalikannya.

Dalam transaksi jual-beli, perubahan semacam ini adalah hal yang biasa dan sering terjadi. Jadi, bisnis harus melacak semua bukti utang dan piutang untuk mencegah kesalahan setelah periode penagihan.

2. Mengoreksi harga barang dan jumlah produk

Selanjutnya, fungsi nota debit adalah mengoreksi harga barang dan jumlah produk. Penyesuaian ini dapat terjadi jika produk tidak lagi dijual atau kedua belah pihak menyepakati masalah lain. Jadi, Anda harus menyesuaikan harga produk untuk meningkatkan transparansi. Dengan demikian, baik penjual maupun pelanggan akan diuntungkan karena produk menjadi lebih laku dan memungkinkan pembeli mendapatkan harga yang lebih masuk akal.

3. Bukti stock opname

Nota debit juga bisa dimanfaatkan sebagai bukti stock opname. Dengan demikian, pihak penjual bisa mengetahui produk apa saja yang bermasalah.

Hal-hal yang Harus Ada dalam Nota Debit

Pada umumnya, nota debit adalah dokumen yang tidak memiliki template asli sehingga biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Meskipun begitu, ada beberapa hal yang harus ada dalam nota debit, yaitu:

• Nama PKP (Pengusaha Kena Pajak) pihak pembeli.
• Nama PKP pihak penjual.
• Nomor nota kredit.
• Informasi harga, jumlah, dan jenis barang yang didebitkan.
• Harga barang per unit.
• Tanggal pembuatan nota debit.
• Nama dan tanda tangan pembeli.

Kini, Anda sudah tahu bahwa nota debit adalah dokumen yang dikeluarkan pembeli kepada penjual untuk meminta pengembalian dana. Selain harus sedia nota debit untuk antisipasi terjadinya pengiriman barang kembali, pemilik bisnis juga perlu menyiapkan sistem pembayaran yang mudah dan praktis untuk memfasilitasi berbagai jenis transaksi.

Anda bisa menggunakan Midtrans sebagai solusi payment gateway yang dirancang untuk bisnis dengan menjamin keamanan transaksi, metode pembayaran yang bervariasi, hingga kemudahan integrasi produk.