17 Oct

Bagaimana Proses Kirim Uang di Perusahaan?

by Admin

1118Views

Sering kali, kegiatan operasional bisnis di perusahaan tidak terpisahkan dari proses kirim uang. Misalnya, tidak menutup kemungkinan Anda harus melunasi pembayaran barang atau jasa dengan vendor atau bahkan mengirimkan pengembalian uang kepada konsumen. Bahkan, hal ini juga bisa melibatkan pegawai Anda, contohnya saat Anda sedang transfer gaji atau melakukan penggantian dana perjalanan mereka setelah dinas. Bagaimanakah prosesnya, dan adakah alasan di balik proses tersebut? Yuk, kita pelajari di sini!

Tahapan Proses Kirim Uang pada Umumnya

Pada perusahaan korporat maupun instansi negara, proses kirim uang yang berlaku tidak memiliki perbedaan terlalu drastis. Umumnya, proses ini memerlukan approval atau persetujuan yang sifatnya berlapis. Misalnya, seorang staf junior akan mengirimkan permohonan uang untuk reimbursement kepada manajer yang langsung menaungi mereka. 

Namun, permohonan tersebut tidak akan langsung dikabulkan oleh atasan langsung mereka. Sebab, manajer yang terkait harus melapor kepada higher manager atau atasan mereka yang jabatannya lebih tinggi daripada staf. Jadi, jika dirangkum, tahapan proses kirim uang di perusahaan menerapkan seleksi oleh banyak pihak sebelum bisa disetujui atau ditolak.

Baca juga: 5 Manfaat Disbursement untuk Pembayaran Bisnis dan Tipsnya

Kenapa Persetujuan Proses Kirim Uang Harus Berlapis?

Setelah memahami tahapannya, mungkin Anda bertanya-tanya adakah alasan di balik approval proses kirim uang yang berlapis-lapis. Jawabannya, iya, dan Anda bisa mempelajari penjelasan selengkapnya di bagian berikut:

1. Mencegah risiko fraud

Alasan pertama dari perlunya persetujuan proses kirim uang yang berlapis adalah untuk menekan risiko fraud atau penipuan. Tindak kejahatan ini bisa merugikan perusahaan karena uang yang seharusnya bisa digunakan untuk meningkatkan operasional dan kesejahteraan karyawan malah berkurang akibat ulah oknum tidak bertanggung jawab. 

Tak hanya itu, fraud juga bisa membahayakan reputasi perusahaan di kalangan pegawai, calon kandidat, dan bahkan masyarakat umum. Jadi, dengan seleksi yang melibatkan berbagai pihak, kemungkinan menemukan indikasi penipuan pun juga lebih besar. 

Baca juga: Cara Pencegahan Fraud Dalam Perusahaan

2. Meminimalkan kesalahan pencatatan

Ada kalanya pencatatan dokumen untuk proses kirim uang tak luput dari human error jika dilakukan secara manual. Bentuk kesalahan ini sangat beragam, mulai dari yang paling sepele seperti kurangnya jumlah digit pada nominal uang hingga yang cukup signifikan seperti kategori keperluan uang. 

Jika dibiarkan, kesalahan ini bisa mengganggu kelancaran arus kas perusahaan karena ketidakseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran. Selain itu, pengaruh negatifnya juga akan terasa pada akurasi laporan keuangan yang bisa diakses berbagai pihak. Maka dari itu, dengan proses approval yang berlapis-lapis, akan ada orang yang bisa menemukan kesalahan terlewat.

3. Mendukung transparansi terhadap pemangku kepentingan

Salah satu kunci dari kesuksesan jangka panjang bisnis adalah dukungan dari pemangku kepentingan, contohnya investor. Namun, sebelum bisa memutuskan apakah mereka mau menggelontorkan dana untuk sebuah perusahaan, investor akan membaca laporan keuangan dari sebuah bisnis secara teliti. 

Dengan kata lain, mereka akan memperhatikan setiap detail pada arus kas dan penggunaan uang perusahaan untuk menentukan keputusan final mereka. Oleh sebab itu, salah satu cara untuk memastikan kebenaran detail pada laporan tersebut adalah dengan proses seleksi dan approval yang menyeluruh, terutama dengan melibatkan lebih dari satu orang.

Baca juga: Akuntabilitas Adalah... Khususnya dalam Akuntansi

Studi Kasus Sistem Approval Pengiriman Uang

Adakah contoh lembaga yang memiliki sistem approval proses kirim uang yang sudah dijelaskan sebelumnya? Banyak, dan salah satunya adalah pemerintah pusat dalam kegiatan belanja sesuai APBN. 

Agar bisa menerima reimbursement APBN, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau seorang ASN dari satuan kerja tertentu yang membutuhkan dana harus membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) sesuai format dalam Peraturan Menkeu. 

Kemudian, Pejabat Penandatanganan SPM (PPSPM) akan mengecek validitas permohonan tersebut sebelum diteruskan kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Lalu, KPA akan mengirimkan hasil pengujian tersebut kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk pengesahan pencairan dana.

Ternyata, proses kirim uang yang melibatkan persetujuan berlapis-lapis di lembaga kenegaraan maupun perusahaan swasta punya tujuan penting. Meski terkesan menyita banyak waktu, langkah ini wajib untuk mencegah penipuan dan kesalahan akuntansi. Namun, agar proses approval lebih mudah, tidak ada salahnya Anda melibatkan teknologi otomatis seperti fitur Disbursement dari Midtrans. 

Dengan Disbursement, Anda dapat mengirimkan uang ke banyak akun secara serentak, dan setiap transaksi akan menjalani proses approval dari pembuat serta pemberi persetujuan. Jadi, transaksi pun bebas dari kecurangan dan uang akan langsung diterima oleh pihak lain. Praktis, kan? Yuk, coba sekarang juga fiturnya untuk bisnis Anda!