09 Oct

Kupas Tuntas Bulk Payment untuk Bisnis dan Cara Pencatatannya

by Admin

2256Views

Menjalankan bisnis dalam era digital saat ini mengharuskan para pemilik usaha untuk terus beradaptasi dengan berbagai inovasi teknologi yang ada. Salah satu inovasi yang sangat membantu biasanya berada di lingkup manajemen keuangan. 

Contohnya, ketika Anda harus mengirimkan uang ke banyak penerima secara serentak dalam waktu singkat. Tanpa teknologi, pasti Anda akan kesulitan menyelesaikannya dengan akurat dan cepat, kan? Nah, perkenalkan sistem bulk payment yang bisa membantu Anda.

Memangnya, seperti apa cara kerja pembayaran massal yang satu ini, apa saja kelebihan, dan bagaimana cara membuat bulk payment agar tetap praktis meski melibatkan ratusan bahkan ribuan penerima? Cari tahu lebih lengkapnya di sini!

Apa Itu Bulk Payment?

Dalam dunia bisnis, efisiensi waktu dan tenaga adalah kunci. Bulk payment adalah salah satu solusi untuk efisiensi waktu tersebut. Apalagi, jika Anda menjalankan bisnis yang sering melakukan banyak aktivitas pembayaran secara serentak seperti penyedia layanan keuangan, distribusi barang grosiran, dan jasa logistik. Pasalnya, ini merupakan sistem yang memungkinkan perusahaan atau individu untuk melakukan serangkaian pembayaran ke berbagai rekening dalam satu kali transaksi saja.

Bayangkan, ada berapa banyak waktu yang bisa Anda hemat ketika tidak perlu memasukkan data penerima satu per satu. Dalam bisnis skala besar yang memiliki ratusan atau bahkan ribuan transaksi pembayaran, sistem pembayaran massal ini bisa menjadi pilihan yang sangat efektif. Sebagai pemilik perusahaan, Anda pun bisa berfokus pada aktivitas bisnis lainnya.

Baca juga: Perkembangan Industri Financial Technology Saat Ini

Perbedaan Bulk List dan Bulk Payment

Selain bulk payment, Anda mungkin juga pernah mendengar istilah bulk list. Meskipun terdengar mirip, tapi kedua istilah ini memiliki pengertian dan fungsi yang berbeda. Sesuai namanya, bulk list lebih kepada manajemen data sehingga Anda dapat menyusun, mengatur, dan menyimpan daftar rekening penerima dalam sistem untuk mempermudah transaksi.

Sementara itu, bulk payment lebih berfokus pada aksi pembayaran itu sendiri. Jadi, bisa dikatakan kedua hal ini berkaitan satu dan yang lainnya. Bulk list adalah sekumpulan data lengkap yang dapat memudahkan proses eksekusi pembayaran massal (bulk payment) di sebuah perusahaan, kantor, atau bisnis.

Contoh Bulk Payment

Salah satu contoh paling nyata dari penerapan bulk payment adalah dalam proses pembayaran gaji karyawan sebuah perusahaan besar. Tanpa proses pembayaran massal ini, departemen HRD akan kesulitan dan memerlukan banyak waktu untuk memproses gaji ratusan karyawan. Namun, dengan sistem ini, HRD cukup mempersiapkan satu file detail pembayaran dan sistem akan otomatis memprosesnya.

Tidak hanya dalam skenario perusahaan besar, para pelaku bisnis kecil atau menengah yang bekerja dengan banyak freelancer atau kontraktor juga akan mendapatkan manfaat besar dari sistem ini. Bayangkan Anda memiliki 50 freelancer yang bekerja pada proyek Anda. Pastinya, bulk payment dapat memastikan mereka semua dibayar tepat waktu dengan proses yang singkat. Sehingga, tidak timbul kecurigaan atau kekecewaan dari pekerja terhadap Anda selaku pemilik bisnis.

Metode Pembayaran Bulk Payment

Sistem bulk payment dirancang dengan fleksibilitas yang tinggi. Oleh karena itu, sistem pembayaran ini menyediakan berbagai metode untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

• Transfer bank

Metode ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan rekening bank bisnis dengan sistem bulk payment. Sebagian besar bank komersial di Indonesia saat ini pun sudah mendukung fitur ini. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa transaksi keuangan berjalan aman dan sesuai prosedur karena seluruh proses berlangsung dalam lingkungan perbankan yang terjamin keamanannya.

• Kartu debit dan kredit

Ada kalanya likuiditas kas perusahaan berada pada kartu kredit. Beberapa sistem pembayaran massal memberikan opsi untuk menggunakan kartu debit atau kredit sebagai sumber dana transaksi. Tentunya, pilihan tersebut memberi Anda keleluasaan dalam mengelola arus kas, terutama saat menghadapi beberapa kendala likuiditas.

• Melalui pihak ketiga

Ada banyak penyedia layanan keuangan pihak ketiga yang kini menawarkan layanan  bulk payment. Keuntungan menggunakan pihak ketiga adalah integrasi yang lebih luas dengan berbagai metode pembayaran lain. Sebab, mereka biasanya menawarkan solusi yang lebih fleksibel dengan fitur tambahan yang dapat membantu Anda dalam memonitor dan mengelola pembayaran.

Baca juga: Kartu Kredit Vs Bank Transfer, Mana yang Lebih Baik untuk Pembeli Anda?

Kelebihan Bulk Payment

Dari awal telah disebut bahwa sistem pembayaran massal ini akan sangat menguntungkan perusahaan dan bisnis, khususnya untuk bisnis dengan besar. Memang, seperti apa keunggulan dari bulk payment ini? 

• Mempersingkat waktu pembayaran

Sampai sekarang, proses transfer uang ke banyak rekening membutuhkan waktu yang cukup lama. Anda harus memasukkan data penerima satu per satu melalui mobile banking bahkan mesin ATM. Hal ini tentu memakan banyak waktu dan tenaga, apalagi jika ada ratusan hingga ribuan penerima.

Akan tetapi, berbeda jika Anda menerapkan sistem bulk payment. Anda dapat melakukan pembayaran ke banyak rekening hanya dalam satu kali proses. Hal ini sangat efektif bagi perusahaan yang memiliki banyak pegawai, vendor, atau partner bisnis. Waktu yang dulu dihabiskan untuk proses pembayaran kini bisa Anda alokasikan untuk kegiatan bisnis lainnya.

• Mendukung transparansi pembayaran

Dengan sistem bulk payment, setiap transaksi yang Anda lakukan akan tercatat dengan rapi dalam sistem. Anda bisa melihat detail setiap pembayaran, mulai dari jumlah, tanggal transaksi, hingga penerima. Bahkan, tanggal transaksi yang ditampilkan juga cukup detail, meliputi hari hingga menit transaksi.

Karena cukup transparan dari segi pencatatan, maka hal ini bisa sangat membantu Anda dalam proses pembuatan laporan keuangan. Transparansi ini juga meningkatkan kepercayaan dari pihak yang menerima pembayaran karena mereka dapat melakukan verifikasi penerimaan dana dengan lebih mudah.

• Meminimalkan risiko human error

Kesalahan dalam memasukkan data penerima atau jumlah pembayaran sering terjadi jika dilakukan secara manual. Dengan total karyawan ribuan orang, tentunya ketelitian Anda akan semakin berkurang saat memasukkan data mereka secara satu per satu sehingga dapat menimbulkan risiko human error.

Namun,, risiko kesalahan semacam itu dapat Anda minimalisasi dengan menggunakan bulk payment. Anda cukup mempersiapkan file data pembayaran dengan benar, lalu nantinya sistem yang akan melakukan proses pengiriman dana secara otomatis. Ini akan meningkatkan akurasi dan validitas setiap transaksi.

• Hemat biaya transaksi

Beberapa bank atau lembaga keuangan mungkin mengenakan biaya untuk setiap transaksi, khususnya bila Anda harus transfer uang ke rekening selain bank yang Anda pakai. Hal ini tentu menjadi sangat tidak praktis karena biaya administrasi justru akan menurunkan tingkat efisiensi keuangan bisnis Anda.

Untuk itu, sebaiknya gunakan sistem pembayaran massal saja agar Anda  bisa menghemat biaya transaksi. Daripada mengeluarkan biaya untuk setiap transaksi ke lembaga keuangan lain, alangkah baiknya jika Anda menggunakan biaya tersebut untuk berlangganan sistem yang dapat memfasilitasi bulk payment.

• Bisa disesuaikan dengan skala perusahaan

Kelebihan berikutnya dari sistem bulk payment ini adalah bisa disesuaikan dengan berbagai skala bisnis, baik yang masih kecil, menengah, maupun besar. Seluruh kebutuhan Anda akan tercukupi dengan layanan keuangan yang satu ini. Pasalnya, pembayaran massal itu relatif fleksibel dan dapat dikelola sesuai dengan volume transaksi yang Anda miliki.

Tidak perlu takut jika perusahaan Anda skalanya masih cenderung kecil ke menengah. Anda tetap dapat menggunakan sistem pembayaran massal ini untuk mempermudah proses pelunasan gaji, tagihan, dan transaksi lainnya. Selanjutnya, Anda bisa berfokus ke urusan pengembangan bisnis sehingga perusahaan dapat segera memperluas koneksi dan target pasar.

• Cocok untuk berbagai jenis transaksi

Siapa bilang bulk payment ini hanya bisa Anda pakai untuk membayar gaji staf-staf Anda? Tidak hanya untuk mengirim gaji karyawan, sistem pembayaran massal ini juga cocok untuk jenis pelunasan lainnya, seperti bonus, insentif, bayar vendor, penyaluran dana seperti pada P2P Company, dan lain-lain. Hal ini memberi Anda fleksibilitas dalam mengelola keuangan perusahaan.

Anda pasti memahami jika ada banyak hal operasional yang mesti diselesaikan ketika mengelola sebuah usaha. Tak hanya menjamin pembayaran gaji, Anda juga mesti memastikan bahwa tagihan pembayaran rutin, seperti air, listrik, dan lain sebagainya, bisa teratasi hanya dengan satu sistem pembayaran saja.

• Mendukung transaksi internasional

Jika bisnis Anda beroperasi di tingkat global dan sering melakukan transaksi lintas negara, beberapa sistem bulk payment menawarkan dukungan untuk transaksi mancanegara. Ini memudahkan Anda untuk  mengirim pembayaran ke rekening luar negeri tanpa perlu repot. Bahkan, Anda pun bisa menghemat pengeluaran administrasi dengan adanya sistem ini.

Dengan dukungan ini, artinya bisnis Anda bisa mendapatkan pasar dan jaringan lebih luas. Memperbanyak channel ke luar negeri tentunya sangat baik untuk bisnis Anda maupun pendapatan negara. Anda pun bisa menjadi salah satu orang yang memperkenalkan produk buatan tanah air ke pasar internasional.

• Menjaga keamanan transaksi

Aspek keamanan adalah salah satu yang paling krusial dalam transaksi finansial. Jika dulunya transaksi dengan uang tunai menjadi satu-satunya pilihan, kehilangan uang sesaat sebelum proses penyerahannya pun menjadi risiko yang cukup sering kita jumpai. Sebagai pelaku usaha, hal-hal semacam ini dapat berdampak buruk bagi keberlangsungan usaha.

Namun, dengan bulk payment, transaksi Anda akan dijamin keamanannya. Pasalnya, sistem ini biasanya dilengkapi dengan enkripsi dan proteksi tingkat tinggi untuk memastikan data dan dana Anda terlindungi dari kejahatan. Tidak perlu banyak waktu lagi untuk mencemaskan kondisi finansial bisnis karena semuanya sudah aman terkendali.

Cara Mencatat Bulk Payment

Setelah tahu apa saja kelebihan dari sistem pembayaran satu ini, penting bagi Anda untuk mengetahui cara mencatat bulk payment. Dengan begitu, Anda bisa memastikan pelaporan keuangan dapat dilakukan secara tepat dan akurat, sebab era bisnis modern mengharuskan kecepatan dan efisiensi. Untuk itu, teknologi bulk payment telah menjadi solusi yang membantu perusahaan mencatat sejumlah besar transaksi dengan lebih cepat.

Saat ingin mencatat total transaksi yang Anda lakukan di sistem bulk payment, langkah pertamanya adalah memilih metode pembayaran yang Anda gunakan, apakah itu transfer bank, kartu kredit, atau metode lainnya. Kemudian, setiap detail transaksi, termasuk tanggal, jumlah, dan penerima, harus didokumentasikan dengan cermat.

Verifikasi adalah langkah selanjutnya. Pastikan bahwa setiap transaksi yang Anda kirim sesuai dengan apa yang diterima oleh penerima. Semua transaksi ini kemudian harus dicatat dalam buku besar perusahaan dan rekonsiliasi harus dilakukan secara berkala untuk memastikan konsistensi dan akurasi dengan penyedia layanan pembayaran.

Buat Bulk Payment dengan Mudah bersama Midtrans!

Dengan semakin banyaknya solusi pembayaran yang tersedia, memilih satu yang tepat untuk bisnis Anda bisa menjadi tugas yang menantang. Misalnya, Midtrans juga menyediakan sistem bulk payment dengan produk Disbursement yang bisa membantu Anda mengirimkan uang secara cepat, aman, dan serentak ke lebih dari 100 bank dan e-wallet di Indonesia.

Sebelum lahir teknologi canggih seperti Midtrans, perusahaan harus menyiapkan file data, biasanya dalam format CSV atau Excel, dan mengunggahnya ke platform pembayaran yang mereka gunakan. Proses ini bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Namun, dengan Midtrans, proses ini menjadi jauh lebih sederhana dan efisien.

Selain dengan produk Disbursement, melalui fitur API Payment Link Midtrans, perusahaan Anda dapat dengan mudah mengirimkan link pembayaran ke sejumlah besar penerima dalam satu waktu. Untuk itu, sebaiknya Anda melakukan pendaftaran terlebih dahulu supaya bisa menggunakan fitur ini sekaligus melacak status pembayaran melalui dashboard Midtrans.

Keamanan juga menjadi keunggulan dari sistem pembayaran yang disediakan oleh Midtrans. Dengan enkripsi data canggih, ini tentu mampu memastikan setiap transaksi terlindung dari risiko. Dukungan dan dokumentasi dari Midtrans pun akan membuat perusahaan dapat memastikan bahwa setiap bulk payment tercatat dengan benar sehingga akurasi pelaporan keuangan meningkat.

Baca juga: Cara Membuat Invoice dengan Payment Link Midtrans

Langkah-Langkah Membuat Bulk Payment Link di Midtrans

Jika Anda ingin membuat bulk payment untuk banyak pihak, Midtrans bisa memfasilitasinya dengan API Payment Link kami. Begini langkah-langkah selengkapnya!

1. Langkah pertamanya adalah dengan mengklik "Link Pembayaran" di sidebar sebelah kiri;
2. Klik tombol "Buat" atau “Create” seperti yang ditunjukkan di bawah ini;
3. Setelah mengklik tombol "Buat", Anda akan diarahkan ke halaman Link Pembayaran;
4. Untuk membuat tautan, Anda perlu mengisi kolom-kolom, seperti ID Pesanan, ID Link Pembayaran, Batas Penggunaan, Nama Barang, dan Harga Barang. Anda juga bisa menambahkan 'Judul' pada link pembayaran agar pelanggan Anda mengetahui tujuan dari pembayaran tersebut - judul ini akan ditampilkan di halaman Link Pembayaran yang dilihat oleh pelanggan Anda.

Setelah menyimak penjelasan lengkap seputar pengertian, perbedaan bulk payment dengan bulk list, contoh, metode pembayaran, kelebihan, cara mencatat, hingga cara pembuatannya di Midtrans, kini apa yang masih membuat Anda ragu untuk menggunakan fitur ini?

Pastikan Anda memanfaatkan layanan keuangan yang canggih ini semaksimal mungkin agar bisnis dapat berkembang sesuai keinginan. Jangan lupa juga untuk menggunakan Midtrans sebagai payment solution terbaik bagi bisnis Anda.

Jika ingin tahu lebih lengkap seputar layanan bulk payment Midtrans (API Payment Link), silakan kunjungi website resmi kami di sini. Anda juga bisa mempertimbangkan fitur lain apabila ingin meningkatkan arus keuangan bisnis menjadi lebih baik.