05 Feb

Advance Payment Adalah: Cara Kerja, Kelebihan, Kekurangan, dan Tips

by midtrans

675Views

Advance payment adalah salah satu metode pembayaran yang perlu Anda pahami untuk bisa lancar menjalankan bisnis. Pasalnya, pada beberapa sektor bisnis, terkadang transaksi pembayaran harus dilakukan di awal sebelum penyerahan barang.

Lantas, apa yang dimaksud dengan advance payment? Seperti apa cara kerjanya di dunia bisnis? Informasi lengkap seputar advance payment bisa Anda temukan di bawah ini.

Apa Itu Advance Payment?

Advance payment adalah metode pembayaran yang dilakukan pada awal transaksi. Dengan kata lain, pembeli melakukan pembayaran kepada penjual sebelum menerima produk yang dipesan.

Pembayaran tersebut bisa dilakukan secara sebagian atau penuh (full payment), baik dalam bentuk tunai, transfer bank, pembayaran online, atau metode lain sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Setelah pembayaran dilakukan, barulah penjual akan mengirimkan produk sesuai pesanan.

Baca juga: Memilih Metode Pembayaran Terbaik bagi Bisnis Anda

Cara Kerja Advance Payment

Pada umumnya, metode advance payment lebih sering diterapkan pada bisnis ekspor-impor. Namun, ada juga sektor bisnis lain yang menerapkan sistem ini, seperti pembelian properti, pembayaran langganan (subscription), dan kontrak proyek.

Meskipun mungkin penerapannya berbeda pada tiap sektor, cara kerja advance payment cenderung sama. Awalnya, pembeli akan memesan atau membeli produk yang ditawarkan penjual. Jika ada hal-hal yang perlu didiskusikan lebih lanjut, biasanya penjual dan pembeli akan melakukannya pada tahap ini. Kemudian, penjual akan membuat dan menerbitkan invoice sesuai detail pesanan. 

Apabila data invoice sudah sesuai, pembeli bisa melunasi invoice tersebut. Pada metode advance payment sebagian, penerbitan invoice bisa dilakukan lebih dari satu kali. Setelah memastikan bahwa invoice telah dibayar, barulah penjual akan memproses pesanan pembeli dan mengirimkannya.

Baca juga: Invoice: Pengertian, Jenis dan Contoh Formatnya Bagi Bisnis

Kelebihan Advance Payment

Dengan sistem pembayaran di awal, advance payment adalah metode yang memiliki plus-minus tersendiri. Berikut beberapa kelebihan dari metode pembayaran tersebut:

• Membangun kepercayaan antara pembeli dan penjual;
• Penjual bisa menggunakan dana dari advance payment untuk keperluan bisnis lain;
• Meminimalisir risiko penagihan dan pembayaran telat.

Kekurangan Advance Payment

Di sisi lain, advance payment juga mempunyai beberapa kekurangan yang penting untuk dijadikan bahan pertimbangan, yaitu:

• Produk tidak sesuai pesanan atau bahkan tidak dikirim sama sekali;
• Pengiriman produk terlambat;
• Pada sektor ekspor-impor, ada kemungkinan larangan ekspor sehingga penjual tidak bisa mengirim produk kepada pembeli.

Cara Pelunasan Advance Payment

Jika menerapkan metode advance payment, Anda perlu mengetahui bahwa sistem pelunasan bisa dilakukan dengan beberapa cara seperti berikut:

• Pembeli melunasi pembayaran ketika produk sudah siap dikirim;
• Pembeli melunasi pembayaran ketika produk sudah dikirim, biasanya dibuktikan dengan dokumen pengiriman; atau
• Pembeli melunasi pembayaran ketika sudah menerima seluruh dokumen ekspor atau dokumen pengiriman yang dibutuhkan.

Contoh Kasus Advance Payment

Seperti yang telah disebutkan, advance payment adalah metode pembayaran yang mengharuskan pembeli untuk menerbitkan invoice. Tanpa adanya invoice, penjual tidak bisa menagih pembayaran kepada pembeli. Di sisi lain, pembeli tidak dapat melunasi pembayaran sehingga produk tidak kunjungi diproses dan dikirim.

Oleh sebab itu, bagi para pemilik bisnis, Anda wajib membuat invoice sesuai pesanan pembeli. Tak perlu melakukannya secara manual, Anda bisa membuat dan mengelola invoice secara lebih efisien menggunakan software khusus seperti Paper.id. Dengan begini, penagihan dan pembayaran akan berjalan lancar sehingga mendukung kelancaran operasional bisnis.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dari Advance Payment

Agar advance payment bisa mendatangkan keuntungan bagi pihak penjual maupun pembeli, terdapat beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan, yaitu:

• Nilai kurs mata uang – Jika penjual dan pembeli berada di negara berbeda, mereka perlu menentukan mata uang yang akan digunakan; bisa dengan mata uang negara penjual atau pembeli. Hal ini dapat memudahkan penghitungan nilai kurs;

• Jaminan dari pihak lain – Perlu ada pihak di luar penjual dan pembeli, misalnya notaris, sebagai jaminan bahwa penjual akan mengirimkan barang sesuai pesanan dan jadwal yang disepakati;

• Keberadaan kontrak tertulis – Sediakan kontrak tertulis yang mengatur syarat dan ketentuan advance payment, mulai dari tanggal dan jumlah pembayaran, ketentuan refund, dan sebagainya. Tujuannya untuk mencegah potensi konflik di kemudian hari.

Baca juga: Refund : Pengertian, Kebijakan dan Cara Pembayaran

Menerapkan sistem pembayaran di awal, advance payment adalah metode yang cocok untuk bisnis ekspor-impor, penjualan properti, kontrak proyek, hingga subscription. Untuk mempermudah prosesnya, pastikan bisnis Anda bisa menerima banyak metode pembayaran melalui satu pintu, yakni dengan menggunakan payment gateway seperti Midtrans. Kunjungi website Midtrans untuk informasi selengkapnya atau klik di sini untuk langsung mendaftar!