07 Dec

Enterprise: Pengertian, Sistem, Jenis, Tujuan dan Manfaatnya

by Admin

24533Views

Masa awal pendirian usaha memang identik dengan hal-hal sederhana dan serba-manual. Tidak heran bila sebagian proses pengelolaannya dilakukan secara tradisional, mulai dari merekap pemasukan harian sampai mengatur rantai pasok bisnis. Sebab, proses manual ini memang lebih terjangkau bagi usaha berskala kecil atau yang masih merintis.

Akan tetapi, seiring perkembangan usaha, tentunya proses manajemen ini tak lagi bisa dilakukan secara manual saja. Untungnya, sekarang ada yang disebut sebagai sistem enterprise. Enterprise adalah sistem berbasis teknologi yang mencakup banyak bidang sekaligus. Intip penjelasan lengkapnya berikut supaya Anda tahu apa saja fungsi, karakteristik, jenis, dan manfaat dari sistem yang satu ini!

Apa Itu Enterprise?

Sistem enterprise adalah perangkat teknologi yang digunakan untuk menyimpan seluruh informasi seputar bisnis dalam satu connected space. Tools canggih ini juga bisa merangkum data dari beberapa aplikasi terkait dalam satu sistem terpadu. Sehingga, pelaku usaha tak perlu membuka panel secara satu per satu karena ini akan memakan banyak waktu.

Beberapa aspek yang dapat terangkum dalam sistem terpadu ini adalah manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), manajemen produksi, manajemen rantai pasok, manajemen konten, manajemen aset, manajemen layanan pelanggan, dan lain sebagainya. Karena seluruh departemen tercatat dalam satu sistem enterprise, maka Anda bisa menghindari kekacauan yang mungkin terjadi akibat perbedaan data di platform terpisah.

Fungsi Sistem Enterprise

Fungsi dari sistem enterprise ada banyak, mulai dari integrasi data, penyimpanan data, analisis data, sampai pengelolaan SDM. Simak detail lengkapnya di bawah ini!

1. Integrasi data

Saat menjalankan usaha, beberapa bagian yang terdapat di dalamnya tentu tidak bisa dibilang terpisah. Artinya, aspek A biasanya akan berdampak atau memengaruhi aspek B. Sebagai contoh, bidang marketing umumnya akan memiliki keterkaitan yang kuat dengan bidang keuangan. Pasalnya, dengan strategi marketing yang matang dan sesuai target pasar, kemungkinan besar jumlah pembelian akan mengalami kenaikan. Sehingga, jumlah dana yang masuk ke perusahaan pun akan lebih besar.

Karena berkaitan satu sama lain, tidak heran bila integrasi data diperlukan untuk mengembangkan bisnis dengan cepat. Ketika bidang keuangan terhubung dengan bidang pemasaran, keduanya dapat saling mengevaluasi diri. Dengan begitu, saat hasil penjualan terpantau stagnan, bahkan menurun, divisi marketing bisa segera mengubah strategi dan menetapkan keputusan yang sekiranya dapat memenuhi keinginan pasar. Cara itu pasti akan membantu bisnis lebih adaptif dan tahan uji dari berbagai kondisi.

2. Penyimpanan data

Sistem terpadu ini mampu menyimpan data dalam waktu yang lama. Ini artinya, kebutuhan bisnis Anda untuk melakukan analisis bulanan atau tahunan rutin dapat dilakukan dengan karena masih ada data yang tersimpan dalam sistem. Bayangkan ketika usaha Anda dijalankan secara manual, struk pembayaran dan pembelian mungkin sudah hilang.

Seperti yang kita pahami bersama, era digital memang membuat data memiliki peranan penting dalam bisnis. Pasalnya, ini akan mempengaruhi bagaimana bisnis Anda dijalankan. Dengan adanya penyimpanan data selama beberapa waktu dan dari berbagai divisi, Anda jadi tahu bagaimana perkembangan bisnis pada tahun pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya setelah didirikan.

3. Analisis data

Dengan sistem terpadu seperti enterprise, proses analisis data dalam perusahaan tentunya juga makin mudah. Ditambah lagi, sekarang ini berbagai tools sudah dilengkapi dengan fitur pelacakan real-time. Sehingga, data-data yang Anda analisis pada saat ini bersumber dari perkembangan yang nyata di lapangan.

Kemudahan akses data yang akurat dan aktual mendorong bisnis untuk mengambil keputusan terbaik. Keputusan terbaik yang diambil perusahaan adalah yang mampu menangani kendala dan hambatan secara efisien. Pada akhirnya, ini akan mempengaruhi masa depan bisnis, apakah bisa bertahan dalam jangka panjang atau tidak.

4. Pengelolaan SDM

Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) yang berskala kecil mungkin terasa mudah dan bisa dilakukan tanpa bantuan teknologi apa pun. Tetapi, bisnis yang skalanya sudah cukup besar pastinya akan memiliki banyak tenaga kerja dan divisi Human Resources (HR) kemungkinan tidak akan mampu memantau semuanya dengan baik. Padahal, manajemen SDM itu merupakan hal penting.

Dengan pengelolaan manusia yang baik, perusahaan bisa memaksimalkan proses operasional. Bagaimana tidak? Dengan jumlah karyawan yang cukup, bisnis Anda dapat berjalan efisien. Namun, ketika terjadi beberapa kondisi yang menuntut Anda untuk melakukan pengurangan karyawan, sistem enterprise ini berfungsi untuk membantu Anda menyeleksi karyawan mana yang tidak diperlukan lagi oleh perusahaan.

Baca juga: Payment Aggregator adalah: Cara Kerja dan Perbedaan Bagi Bisnis

Karakteristik Sistem Enterprise

Sistem enterprise itu punya beberapa karakteristik yang membuatnya semakin khas. Pertama, sistem terpadu ini memiliki modul yang banyak karena menyimpan data dari berbagai divisi. Sehingga, modul akan mencakup satu divisi dan menghubungkannya dengan sistem serta bagian lain yang ada dalam perusahaan tersebut.

Karakteristik sistem enterprise berikutnya adalah menganut sistem central database. Itu artinya, data dari berbagai bidang akan dikumpulkan dalam satu wadah yang sama. Nantinya, setiap divisi dapat mengakses keseluruhan database tersebut untuk melakukan kegiatan operasional sehari-hari. Dengan begitu, perusahaan bisa meminimalisasi adanya perbedaan data dari masing-masing divisi yang dapat memicu kebingungan.

Persis seperti penjelasan pada poin-poin sebelumnya, sistem terpadu ini bisa diakses oleh berbagai stakeholder dan bidang dalam perusahaan tersebut. Hal ini karena sistem enterprise itu sifatnya terbuka dan fleksibel. Justru sistem semacam inilah yang diperlukan oleh bisnis karena dapat memperlancar rencana kolaborasi antar-divisi.

Ciri-ciri berikutnya dari sistem semacam ini adalah dapat menampilkan data terkait secara otomatis. Misalkan, Anda membutuhkan data seputar keuangan bisnis. Nantinya, data yang ditampilkan tidak hanya yang berkaitan dengan finansial belaka, tapi juga data lain yang berkaitan seperti data pemasaran dan penjualan.

Jenis-Jenis Sistem Enterprise

Anda mungkin belum tahu kalau enterprise itu dibedakan lagi menjadi bermacam-macam jenis. Sebagai gambaran besar, ada dua penggolongan sistem enterprise yang mesti Anda tahu.

Berdasarkan fungsi

Kategori pertama dari sistem enterprise adalah dilihat berdasarkan fungsinya. Pada poin ini, Anda bisa menemukan tiga jenis sistem, yakni on-premise ERP, cloud-based ERP, serta hybrid ERP.

• On-Premise ERP

On-Premise ERP adalah sistem yang terinstal langsung di server perusahaan. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur besar kemungkinan akan menggunakan sistem enterprise ini untuk mengintegrasikan dan mengelola data produksi, persediaan, dan distribusi secara real-time atau aktual.

Keunggulan utama sistem ini adalah kontrol penuh atas data dan proses bisnis. Sebab, tools yang satu ini punya keamanan data tinggi sehingga bisa menghindarkan perusahaan dari risiko kerugian akibat fraud. Namun, tentunya biaya instalasi dan perawatannya akan jauh lebih mahal dibandingkan dengan beberapa jenis lainnya.

• Cloud-Based ERP

Cloud-Based ERP beroperasi dengan bantuan koneksi internet, sebab software dan data dari perusahaan disimpan di satu server cloud. Startup teknologi biasanya memilih untuk menggunakan ini untuk mengelola sumber daya manusia, keuangan, dan operasional penjualan tanpa perlu investasi infrastruktur IT yang besar.

Keunggulan utamanya adalah biaya yang lebih terjangkau dan mudah diakses dari mana saja. Sebagai contoh, perusahaan ritel online dapat memanfaatkan Cloud-Based ERP untuk mengelola stok dan pesanan pelanggan secara efisien dan fleksibel. Karena lebih murah, maka Anda tidak perlu menunggu hingga perusahaan berkembang terlebih dahulu.

• Hybrid ERP

Hybrid ERP mengombinasikan konsep on-premise dan cloud-based sehingga memungkinkan personalisasi sesuai kebutuhan spesifik. Contohnya bisa kita lihat pada perusahaan multinasional yang mungkin menggunakan Hybrid ERP. Sebab, sistem on-premise digunakan untuk mengelola operasional di pusat, sedangkan cabang-cabangnya menggunakan sistem cloud untuk fleksibilitas dan skalabilitas. Keuntungan utamanya adalah fleksibilitas dan kontrol yang lebih besar, meskipun biaya dan kompleksitasnya juga meningkat.

Berdasarkan industri

Penggolongan berikutnya dari sistem enterprise dilihat berdasarkan industri yang menyediakannya. Ada tiga industri, yakni pemerintah, swasta, dan sosial. Berikut penjelasannya!

• Enterprise pemerintah

Enterprise pemerintah umumnya menyediakan layanan publik, seperti air, listrik, dan transportasi. Contoh dari penerapan sistem ini adalah perusahaan listrik negara yang mengelola distribusi listrik ke berbagai daerah. Tujuannya bukan hanya profit, tetapi lebih kepada pemenuhan kebutuhan masyarakat dan pencapaian tujuan pemerintahan.

• Enterprise swasta

Enterprise swasta bekerja seperti perusahaan teknologi yang berfokus pada inovasi dan profit. Contohnya adalah perusahaan software yang mengembangkan aplikasi untuk pasar global. Tujuan utamanya adalah meraih keuntungan dan meningkatkan nilai perusahaan di mata publik dan stakeholder.

• Enterprise sosial

Enterprise sosial berfokus pada tujuan sosial dan lingkungan. Sebagai contoh, perusahaan yang memproduksi tas dari bahan daur ulang dan memberikan sebagian keuntungannya untuk pendidikan anak-anak di daerah terpencil. Mereka tidak hanya mencari profit, tetapi juga memberikan dampak positif bagi masyarakat dan lingkungan.

Baca juga: Apa Itu Payment Gateway dan Payment Agregrator beserta Perbedaannya

Manfaat Memiliki Sistem Enterprise

Perkembangan teknologi yang terwujud dalam sistem enterprise tentunya punya banyak manfaat bagi bisnis. Ini dia lima keuntungan yang pemilik usaha rasakan saat mengimplementasikannya.

• Mendukung proses pembuatan keputusan

Sistem enterprise adalah tools kunci yang bertugas untuk menyediakan data akurat dan terkini yang krusial dalam pengambilan keputusan. Dengan akses ke sistem data yang terintegrasi satu sama lain plus dilengkapi analisis canggih, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berdasarkan informasi yang andal.

Sebagai contoh, bagi perusahaan ritel, sistem enterprise dapat membantu menganalisis tren penjualan, memahami preferensi pelanggan, dan mengidentifikasi produk yang kurang laku. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang terkait dengan pengadaan produk, perencanaan promosi, dan strategi pemasaran terbaru.

• Membantu menghemat biaya operasional

Mungkin, bisa dibilang bahwa manfaat utama dari sistem enterprise adalah penghematan biaya operasional. Sebab, sistem ini mengotomatisasi dan memperbaiki berbagai proses bisnis yang kurang efisien. Sehingga, manfaatnya adalah untuk mengurangi kebutuhan akan sumber daya manusia sekaligus meminimalisasi kesalahan yang umum terjadi dalam proses manual atau disebut human error.

Sebagai contoh, dalam manajemen rantai pasok, sistem enterprise dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan pembelian bahan baku. Artinya, tidaka akan ada lagi pembelian produk yang tidak perlu. Dengan begitu, bisnis dapat merencanakan proses produksi yang lebih efisien dan mengurangi limbah berbahaya. Hal ini secara signifikan dapat menurunkan biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan.

• Meningkatkan produktivitas dan efisiensi waktu

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan mengurangi duplikasi kerja, sistem enterprise secara signifikan meningkatkan produktivitas dan efisiensi waktu. Misalnya, dalam manajemen sumber daya manusia, sistem ini dapat mengotomatisasi proses perekrutan, pelatihan, dan penilaian kinerja. Sehingga, tim HR dapat lebih fokus pada strategi pengembangan talenta dan manajemen budaya perusahaan.

Di sisi lain, dalam manajemen keuangan, sistem ERP dapat mengotomatisasi proses fakturisasi, pelaporan keuangan, dan pengelolaan cash flow. Ketiga hal itu sangat krusial bagi keberlangsungan bisnis karena finansial merupakan komponen prioritas bagi perusahaan. Bisa dibilang, sistem terpadu ini memberikan wawasan finansial yang lebih baik lagi untuk perusahaan, sehingga pengambilan keputusan strategis dilakukan secara penuh pertimbangan. 

• Mempermudah kepatuhan terhadap hukum

Menjalankan bisnis apa pun tentu wajib untuk mematuhi regulasi dan standar hukum yang berlaku jika ingin usaha Anda dikatakan legal. Sistem enterprise di sini berperan untuk memudahkan perusahaan dalam mematuhi berbagai regulasi, baik itu standar akuntansi, regulasi pajak, maupun hukum ketenagakerjaan.

Dengan fitur audit, pelaporan, dan dokumentasi yang terintegrasi, sistem enterprise membantu memastikan bahwa semua proses bisnis berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Hal ini sangat penting, terutama bagi perusahaan yang beroperasi di berbagai wilayah dengan regulasi yang berbeda-beda.

• Menunjang pengelolaan risiko

Pengelolaan risiko adalah hal yang tidak dapat diabaikan, apa pun jenis usaha yang dijalankan. Padahal, enterprise risk management itu ada banyak sekali macamnya, mulai dari risiko keuangan, risiko operasional, risiko pasar, risiko sumber daya manusia, risiko teknologi, risiko lingkungan, dan banyak lagi lainnya. Di sini sistem enterprise memungkinkan perusahaan untuk proaktif mengelola risiko dengan lebih efektif.

Namun, untungnya sistem enterprise menyediakan alat dan analisis yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko dalam berbagai aspek bisnis. Dengan begitu, Anda bisa menghemat waktu dan memfokuskan diri pada pengambilan keputusan terbaik berdasarkan hasil analisis tersebut. Sehingga, bisnis bisa memiliki performa yang sebaik baik lagi dan terus bisa berkompetisi dengan perusahaan sejenis lainnya.

Baca juga: Mengapa Website Ecommerce Perlu Menggunakan Payment Gateway

Kini Anda tahu, bukan, kalau sistem enterprise adalah hal yang penting karena punya banyak manfaat? Berkat kemampuannya untuk mengintegrasi, menyimpan, menganalisis, dan mengelola SDM, sistem terpadu ini jadi bisa membuat bisnis menurunkan biaya operasionalnya, mengefisienkan kinerja, mempermudah kepatuhan hukum, membantu mengelola risiko, sampai mempercepat proses pengambilan keputusan.

Bagi Anda, para pelaku bisnis, yang sedang mencari solusi sistem enterprise andalan, Midtrans punya jawabannya. Dengan sistem yang mendukung pembayaran otomatis dan aman ke berbagai sumber penerima, Anda jadi bisa mengalokasikan waktu dan tenaga ke hal lain untuk pengembangan usaha. Ditambah lagi, biaya transaksinya juga terjangkau. Informasi lebih lengkap bisa Anda peroleh di sini!