03 Oct

Contoh Proforma Invoice dan Cara Membuatnya

by Admin

3938Views

Saat menjalankan proses negosiasi dengan calon pelanggan, klien, atau rekan vendor, Anda dan pihak lain yang terlibat harus memiliki keselarasan pemahaman tentang tugas yang akan dikerjakan. Sebab, proses ini penting untuk mencegah perubahan tiba-tiba yang sulit dieksekusi di tengah proses atau bahkan miskomunikasi yang dapat menyebabkan retaknya hubungan bisnis. Untuk mempermudah pencatatan bukti hasil diskusi tersebut, Anda perlu membuat proforma invoice. Apa itu dan bagaimana caranya? Anda bisa mempelajari selengkapnya di sini!

Apa Itu Proforma Invoice?

Sederhananya, proforma invoice adalah faktur sederhana yang bertujuan menunjukkan itikad baik atau goodwill antara penyedia dan pengguna jasa. Jadi, sesuai namanya, isi faktur ini masih bisa berubah menyesuaikan keadaan.

Selain penyediaan jasa profesional, jenis faktur ini juga digunakan dalam proses jual beli barang, terutama dalam jumlah yang besar. Hal tersebut dikarenakan pihak penjual dan pembeli harus memahami detail harga serta jumlah produk yang akan dibeli agar proses pengadaan barang tetap lancar sampai akhir.

Baca juga: Invoice: Pengertian, Jenis dan Contoh Formatnya Bagi Bisnis

Komponen Proforma Invoice

Umumnya, sebuah proforma invoice terdiri dari beberapa unsur penting yang akan membantu kelancaran proses negosiasi serta procurement. Berikut daftarnya:

• Identitas pembeli dan penjual;
• Nama, jumlah, dan deskripsi singkat tentang produk atau jasa yang dipilih;
• Rincian pembayaran seperti harga, perhitungan pajak, nomor rekening, dan tata cara pelunasan;
• Tanggal penerbitan faktur dan tenggat waktu pelunasan (kalau sudah disepakati bersama);
• Status sementara seperti label “Unpaid” atau “Belum Lunas”.

Fungsi Proforma Invoice

Sebuah proforma invoice memiliki kegunaan penting dalam aktivitas bisnis, contohnya sebagai berikut:

1. Pernyataan nilai barang atau jasa

Karena proforma invoice mencakup detail tentang produk atau layanan yang dibeli seorang klien atau vendor, dokumen faktur ini bisa menunjukkan rincian harga yang harus dilunasi. Elemen ini sangat berguna agar pihak pengguna jasa atau pembeli bisa menyiapkan nominal uang yang mencukupi. Dengan demikian, Anda bisa segera memenuhi permintaan mereka.

2. Konfirmasi pembelian

Untuk proses pengadaan produk atau jasa berskala besar, akan lebih sulit jika prosesnya dibatalkan di tengah jalan karena persiapannya memerlukan waktu. Namun, dengan adanya proforma invoice, Anda bisa memastikan bahwa pelanggan maupun calon vendor mitra memang berniat menetapkan opsi yang mereka pilih di awal.

3. Mendokumentasikan perubahan transaksi

Tidak menutup kemungkinan klien atau calon mitra Anda akan menambah atau mengurangi jenis barang dan jasa yang mereka pilih di awal karena perubahan kebutuhan bisnis di tengah-tengah. Di saat seperti ini, Anda bisa membuat proforma invoice untuk mencatat transaksi tambahan atau perubahan apa pun sebagai bukti untuk menekan risiko salah kirim jumlah barang.

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice Biasa

Meski sama-sama termasuk dalam kategori faktur, kenyataannya proforma invoice tidak seratus persen sama dengan invoice lain pada umumnya. Anda bisa menyimak perbedaan utamanya di bawah ini:

1. Kegunaan faktur

Singkatnya, proforma invoice berguna sebagai ringkasan tentang jumlah dan harga barang serta jasa pilihan seorang pembeli yang dikirimkan sebelum proses pembayaran berjalan. Jadi, pembeli belum menerima barang atau jasa yang diinginkan. Sementara itu, invoice biasa baru diterbitkan dan dikirim setelah pembeli menyelesaikan pembayaran serta menerima barang yang dibeli.

Baca juga: Pengertian Faktur dan Fungsinya untuk Bisnis Anda

2. Konten dokumen

Invoice biasa maupun proforma sama-sama mencantumkan nama penjual dan pembeli, total harga yang perlu dibayar, serta rincian barang dan layanannya. Namun, proforma invoice memiliki tanggal batas waktu pembayaran, sedangkan invoice reguler tidak.

3. Ketetapan nilai transaksi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, nominal transaksi dalam proforma invoice masih bisa berubah kapanpun sesuai situasi. Jadi, invoice tersebut tidak bisa dijadikan bukti perpajakan. Namun, beda halnya dengan invoice biasa karena nominal transaksinya sudah tidak bisa diubah lagi setelah transaksi selesai, sehingga Anda bisa menyertakannya untuk keperluan pelaporan pajak.

Contoh Proforma Invoice

Mudahnya, Anda bisa membuat proforma invoice menggunakan software MS Excel, MS Word, atau bahkan software khusus akuntansi. Sebelum memulai, Anda bisa menyimak contoh umum invoice berjenis proforma sebagai referensi di sini:

Baca juga: Cara Membuat Invoice dengan Payment Link Midtrans

Setelah mengetahui contoh proforma invoice, pastikan Anda membuat alur pembayaran yang mudah diikuti oleh konsumen atau vendor agar transaksi bisa lunas dengan tepat waktu. Untuk mempermudah, Anda bisa membuat Payment Link dari Midtrans di smartphone atau komputer kapan saja, lalu mengirimkannya kepada pihak lain. Jadi, mereka pun dapat melunasi pembayaran, dan Anda akan segera menerima uangnya secara real-time. Praktis, kan? Yuk, daftarkan diri Anda di website Midtrans dan coba fiturnya sekarang!