06 Aug

Kenali Arti Buyer dan Fungsinya dalam Transaksi Bisnis

by Admin

96842Views

Kenali Arti Buyer dan Fungsinya dalam Transaksi Bisnis - Secara harfiah, arti buyer adalah pembeli. Namun, posisi buyer dalam sebuah perusahaan tidak sekadar berarti pembeli, melainkan juga bertanggung jawab menangani masalah pembelian untuk kebutuhan perusahaan.

Tentu saja, pembelian yang berlaku dalam perusahaan harus dilakukan dengan penuh pertimbangan. Oleh karenanya, seorang buyer dalam perusahaan juga harus memiliki kualifikasi khusus. 

Arti Buyer

Arti buyer dalam aktivitas perusahaan adalah personel yang bertugas melakukan pembelian segala kebutuhan perusahaan. Kebutuhan tersebut mencakup bahan baku dan alat-alat produksi, serta seperangkat barang atau jasa yang dapat mendukung operasional seluruh divisi dalam sebuah bisnis.

Tanggung Jawab Buyer

Setelah mengetahui arti buyer, kini saatnya Anda memahami tanggung jawab dan tugas-tugasnya. Perlu diketahui, posisi buyer biasanya terdapat di dalam divisi purchasing suatu perusahaan. 

Tentunya, staf purchasing tidak hanya bertugas melakukan transaksi pembelian, melainkan juga bertanggung jawab atas sejumlah hal lainnya yang berkaitan dengan aktivitas purchasing. Tanggung jawab yang dimaksud, antara lain:

1. Meneliti kebutuhan dan menampung usulan-usulan pengadaan kebutuhan demi kepentingan operasional setiap divisi. Selanjutnya, menyampaikan hal tersebut kepada manajemen eksekutif perusahaan untuk meminta persetujuan. 

2. Merancang metode pembelian dan memastikan kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dengan baik. Buyer harus mengurus kesesuaian antara pesanan dengan kebutuhan, menyelesaikan transaksi, pengiriman, dan penerimaan barang tepat waktu, serta memastikan kondisinya prima saat diterima. 

3. Merencanakan sistem pembayaran sesuai kebijakan perusahaan, melakukan negosiasi, dan memastikan tagihan selesai sesuai kesepakatan. 

4. Berkomunikasi dengan pihak penyuplai demi memelihara hubungan baik. Bila perlu, meningkatkan volume kerja sama yang memungkinkan kedua pihak memperoleh keuntungan jangka panjang. 

5. Mendokumentasikan rincian transaksi secara komprehensif, guna memastikan laporan keuangan perusahaan tersusun dengan baik. Hal ini biasanya dilakukan dengan menerbitkan dokumen transaksi, seperti faktur, invoice, formulir pesanan barang, atau layanan pekerjaan.  

Tugas-Tugas Buyer

Secara konkretnya, untuk menuntaskan tanggung jawab tadi, buyer memiliki sejumlah tugas dalam perusahaan, yakni sebagai berikut: 

1. Membuat daftar barang atau jasa yang akan dibeli dan membuat kategori-kategori berdasarkan frekuensi pembelian atau jenis kebutuhan.  

2. Menyusun daftar supplier barang dan jasa, baik yang masih berstatus potensial maupun yang sudah ditetapkan.

3. Mengajukan permohonan pembelian kebutuhan kepada manajemen untuk memperoleh anggaran. 

4. Meminta penawaran harga dari supplier untuk dianalisis guna menemukan penawaran yang paling menguntungkan.

5. Bernegosiasi dengan supplier, termasuk soal harga, layanan, termin pembayaran, waktu pengiriman, bonus-bonus, dan sebagainya.

6. Menerbitkan formulir pemesanan untuk supplier. 

7. Memantau proses pengiriman dan memastikan pesanan sudah sesuai kesepakatan.

8. Mengecek lalu lintas barang masuk dan berkoordinasi dengan bagian logistik. 

9. Berkoordinasi dengan divisi keuangan untuk memastikan tagihan terselesaikan sesuai tenggat waktu.

10. Mencatat atau mendokumentasikan setiap dokumen yang diterbitkan selama proses transaksi. 

11. Mengevaluasi proses transaksi secara terus-menerus untuk memperbaikinya. 

Sehubungan dengan tanggung jawab dan tugas buyer yang cukup kompleks, maka buyer di divisi purchasing juga harus komunikatif. Pasalnya buyer perlu berhubungan dengan banyak pihak, baik di lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Fungsi Buyer dalam Perusahaan

Arti buyer begitu penting bagi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Maka dari itu, jelas tidak sembarang orang bisa menaklukkan posisi tersebut. 

Bukan hanya komunikatif, buyer atau staf purchasing juga perlu memiliki pengalaman spesifik tentang alur pembelian, terutama dalam skala besar. Posisi ini cukup menantang, karena sering kali berhadapan dengan situasi genting yang mustahil diprediksi. 

Mengingat hubungannya dengan tawar-menawar dan penggunaan uang, posisi buyer juga sebaiknya diisi oleh sosok-sosok bermental baja. Selain itu, buyer juga perlu menguasai metode pencatatan dan dokumentasi yang mumpuni. Lebih penting lagi, buyer harus punya ketelitian tingkat tinggi, kejujuran, serta tanggung jawab dan dedikasi.

Kabar baiknya, di era serbacanggih seperti sekarang, posisi buyer di divisi purchasing ini pun dapat memanfaatkan kemajuan teknologi untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih cepat. Nah, jika Anda adalah pemilik usaha yang ingin memudahkan aktivitas buyer di perusahaan Anda, maka Midtrans tentu bisa jadi solusinya.

Menjadi penyedia layanan payment gateway yang dapat membantu mengembangkan bisnis Anda, Midtrans tentu memiliki sejumlah produk untuk memudahkan transaksi daring. Khususnya untuk buyer dalam perusahaan, Midtrans memiliki layanan Payouts untuk memenuhi semua transaksi, baik secara manual maupun otomatis. 

Bekerja sama dengan lebih dari 100 bank nasional, nyaris tidak ada rekening yang berada di luar jangkauan Midtrans. Jadi, bank apa pun yang dipakai vendor Anda, proses transaksi akan tetap berjalan dengan lancar. Bayar ke satu atau banyak vendor sekaligus? Mudah, hanya dengan beberapa klik. Cukup sekali pengaturan, tagihan bulanan akan terbayar secara otomatis!

Namanya bertransaksi secara daring, layanan Midtrans pun sangat memerhatikan faktor keamanan berbisnis. Jika terjadi masalah dalam transaksi, buyer tak perlu khawatir dana hangus. Pasalnya sistem Midtrans memastikan pengembalian dana 100% saat terjadi kegagalan transaksi. 

Meski musibah bisa datang kapan saja, sistem Midtrans juga memiliki keamanan berlapis. Mulai dari validasi penerima pembayaran, konfirmasi pihak-pihak yang bertransaksi demi menghindari kecurangan, verifikasi keamanan, hingga penyaringan rekening jika muncul hal-hal mencurigakan. 

Nah, kembali ke pembahasan pada poin ini, lantas apa fungsi buyer dalam perusahaan?

1. Meningkatkan kinerja dan proses produksi

Fungsi dan arti buyer bagi perusahaan yang pertama adalah membantu meningkatkan kinerja operasional dan proses produksi. Ini dilakukan melalui pembelian-pembelian terorganisasi pada setiap produk atau layanan yang dibutuhkan perusahaan.

2. Efisiensi pengeluaran 

Sering kali buyer atau staf purchasing dicap sebagai divisi yang gemar menghambur-hamburkan dana perusahaan. Padahal, posisi ini sebetulnya memiliki peran penting dalam menekan pengeluaran. Baik lewat seleksi vendor yang tepat, negosiasi, maupun akurasi dalam memutuskan pos-pos pembelanjaan. 

3. Andil dan arti buyer dalam penetapan harga

Pekerjaan buyer secara tidak langsung juga bisa berdampak pada grafik harga produk atau layanan perusahaan. Dalam kondisi-kondisi tertentu, buyer biasanya dituntut bernegosiasi dengan vendor untuk memberikan keringanan selama jangka waktu tertentu, sehingga memungkinkan perusahaan menstabilkan harga jual produknya. 

4. Kelancaran rantai produksi

Rantai produksi dapat berjalan lancar dengan adanya buyer. Buyer memastikan pesanan bahan baku dengan kualitas yang sudah memenuhi standar selalu datang tepat waktu, pasokan terencana, sehingga aktivitas produksi tidak mengalami hambatan.

5. Kepuasan pelanggan dan citra positif perusahaan

Jika produksi selalu lancar dan menghasilkan kualitas terbaik, otomatis pelanggan akan merasa terpuaskan. Makin banyak pelanggan yang puas, semakin kuat pula posisi produk di pasaran. Tak mustahil tentunya, keuntungan perusahaan pun kian meningkat. 

Mengingat arti buyer begitu penting bagi perusahaan, maka sejumlah tanggung jawab dan tugasnya pun harus didukung dengan layanan yang mumpuni pula.

Di sinilah, Midtrans hadir untuk membantu perusahaan Anda dengan menjamin kelancaran aktivitas buyer. Sistem Midtrans dibekali keamanan tingkat tinggi, dengan biaya layanan yang tentunya tidak membebani.

Tutorial Registrasi Midtrans - Perorangan

Tutorial Registrasi Midtrans - Badan Usaha