12 Dec

5 Tips Meminta Tambahan Waktu Deadline di Tempat Kerja

by Digital Marketing Midtrans

4608Views

Dalam mengerjakan suatu proyek, terkadang ada hal-hal tak terduga yang mungkin terjadi dan menyebabkan Anda terpaksa memundurkan deadline. Mungkin ada salah satu anggota tim yang jatuh sakit, atau desain yang Anda perkirakan dapat dikerjakan selama beberapa jam ternyata memakan waktu hingga dua hari.

Mungkin Anda pernah mengalami hal ini. Meminta tambahan waktu deadline menjadi hal yang masuk akal untuk dilakukan agar hasil kerja bisa optimal. Nah, agar permintaan Anda dikabulkan tanpa membuat pihak kantor atau klien merasa dirugikan, sebaiknya Anda mengikuti beberapa tips berikut.

Jangan mengabarkan secara mendadak

Ketika seseorang harus menyampaikan kabar kurang menyenangkan, biasanya mereka cenderung akan melakukannya hingga last minute. Namun, dalam hal ini, Anda justru harus melakukannya secepat mungkin. Begitu Anda menyadari timbulnya masalah yang berpotensi membuat deadline mundur, segera beri tahu klien atau pihak kantor. Semakin cepat Anda mengabarkan hal tersebut, semakin cepat pula Anda bisa menanganinya. Mereka mungkin akan merasa kurang senang, tetapi setidaknya Anda telah memberi waktu cukup kepada mereka untuk melakukan berbagai penyesuaian.

Ceritakan alasan sebenarnya

Hal apa yang membuat Anda terpaksa harus meminta tambahan waktu deadline? Jelaskan alasannya secara jujur dan jangan menyalahkan orang atau pihak lain. Misalnya, Anda bisa menyampaikan alasan seperti, “Proyek ini ternyata membutuhkan riset lebih lama dari yang kami perkirakan” atau “Software yang digunakan untuk membuat laporan terkena virus sehingga kami butuh waktu lebih lama untuk mengerjakannya.” Pihak kantor atau klien pasti menghargai kejujuran yang Anda sampaikan dan tidak akan segan untuk mengabulkan permintaan tambahan deadline.

Usulkan deadline baru

Saat meminta tambahan waktu deadline, Anda juga harus menyiapkan usulan deadline yang baru. Namun, jangan terburu-buru dalam memberikan usulan tersebut. Pikirkan benar-benar waktu tambahan yang Anda butuhkan. Jangan sampai Anda harus mengajukan permintaan tambahan deadline lagi karena waktu yang Anda usulkan sendiri masih kurang. Jika memang masih ada banyak yang harus dikerjakan, jangan memaksakan diri untuk melakukannya dalam sehari. Diskusikan dengan seluruh anggota tim, kapan mereka bisa menyelesaikan proyek tersebut dalam tambahan waktu deadline yang baru.

Memberi opsi kepada klien atau pihak kantor

Wajar apabila Anda merasa bersalah ketika harus meminta tambahan waktu deadline untuk proyek tertentu meskipun sebenarnya ini dilakukan demi kebaikan seluruh pihak. Untuk mengatasi hal ini, Anda bisa menyediakan opsi kepada klien atau pihak kantor sebagai cara untuk menebus ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Sebagai contoh, Anda bisa memberikan opsi seperti ini, “Saya bisa mengirimkan 1-5 halaman laporan kepada Anda malam ini, atau sekaligus saya kirimkan 10 halaman sekaligus besok sore.” Nah, dengan begini, Anda pun tak datang dengan “tangan kosong”.

Tunjukkan profesionalisme dan rasa terima kasih

Apabila pihak kantor atau klien sudah memberikan izin untuk memundurkan jadwal deadline, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih. Selain sebagai bentuk untuk menghargai keputusan klien atau pihak kantor, hal ini juga akan menunjukkan kualitas profesionalisme Anda. Tidak perlu berlebihan dalam melakukan hal ini. Anda bisa mengucapkan kalimat simpel seperti, “Terima kasih, saya sangat menghargai keputusan Anda. Saya akan memastikan hal ini tidak terjadi lagi di kemudian hari.”

Sekarang saatnya Anda mematuhi deadline baru yang diberikan. Pastikan hal-hal seperti ini tak kembali terjadi di kemudian hari dan menjadi sebuah kebiasaan yang merugikan. Lakukan evaluasi apa yang sebenarnya membuat proyek jadi mundur dari deadline awal. Dengan begini, Anda bisa melakukan pencegahan di masa depan.

Semoga bermanfaat!