18 Nov

5 Etika Penulisan Email Bisnis untuk Para Professional

by Digital Marketing Midtrans

4498Views

Perkembangan internet memungkinkan banyak pihak yang tinggal di tempat berbeda namun tetap terhubung demi kepentingan bisnis. Email pun menjadi perantara yang digunakan untuk menjembatani kepentingan tersebut. Sayangnya, belum semua pelaku bisnis benar-benar memaksimalkan penggunaan email. Masih saja banyak kesalahan yang terjadi, mulai dari kesalahan pengetikkan, subject email yang tidak jelas, hingga nada tulisan yang terkesan kurang ramah.

Mungkin kedengarannya sepele, tetapi apabila tetap dibiarkan hal-hal tersebut bisa mengancam hubungan baik dengan partner bisnis Anda, dan lebih parah lagi, masa depan bisnis Anda. Oleh sebab itu, perhatikan dulu beberapa etika penulisan email bisnis berikut ini:

1. Cantumkan subject yang padat dan jelas

Mayoritas orang menggunakan subject untuk menentukan apakah email Anda layak dibaca atau tidak. Apalagi, email dari Anda bukan satu-satunya yang berada di inbox partner bisnis Anda. Bagaimana jika email Anda tidak segera dibaca dan tertumpuk dengan email lainnya? Partner bisnis Anda pasti akan membaca subject terlebih dulu. Karenanya, cantumkan subject yang to the point dan mampu menjelaskan isi email Anda. Beberapa contoh subject email yang bagus adalah “Perubahan jadwal meeting”, “Masukan untuk proposal”, dan “Tema konten untuk bulan Oktober”.

2. Perkenalkan diri secara singkat

Jangan berasumsi bahwa setiap orang yang menerima email Anda tahu siapa diri Anda atau setidaknya ingat pernah bertemu dengan Anda. Apabila Anda tidak yakin apakah penerima akan mengenali nama atau alamat email Anda, cantumkan perkenalan diri secara singkat. Jelaskan maksud dan tujuan Anda dalam mengirimkan email secara singkat, padat, dan jelas. Dengan memperkenalkan diri, Anda tidak akan terkesan “lancang” karena tiba-tiba mengirimkan email.

3. Hati-hati dengan informasi yang bersifat rahasia

Tahan diri Anda untuk mendiskusikan berbagai informasi rahasia melalui email, contohnya seperti info pajak seseorang atau deal bisnis yang bersifat sensitif. Bagaimana jika ada hal-hal yang tidak diinginkan terjadi dan email tersebut jatuh ke tangan pihak yang salah? Atau bagaimana jika ada yang mem-forward email tersebut ke orang lain? Akibatnya bisa serius. Maka dari itu, asumsikan bahwa seluruh orang akan melihat apa yang Anda tuliskan, jadi jangan menulis hal-hal yang Anda tidak ingin orang lain melihatnya.

4. Cek nama penerima email

Kemudahan yang diberikan oleh email terkadang dapat menjadi bumerang tersendiri bagi penggunaannya. Untuk mengirim email pada seseorang, Anda harus terlebih dulu memasukkan alamat email pada kolom “to”. Anda harus berhati-hati agar tidak memasukkan alamat yang salah. Hal tersebut bisa berakibat fatal. Sebagai langkah pencegahan, sebaiknya Anda tidak memasukkan alamat email sebelum pesan selesai ditulis. Dengan begitu, Anda bisa lebih fokus dalam memasukkan alamat email sekaligus menghindari risiko pengiriman email yang belum selesai ditulis.

5. Lakukan proofread pada setiap email

Setiap selesai menulis email, selalu lakukan proofread. Baca ulang dari awal hingga akhir, lalu editlah bagian-bagian yang dirasa perlu perbaikan. Tidak ada salahnya meminta partner bisnis Anda untuk ikut membacanya dan memberi masukan. Jangan sampai ada salah ketik atau pemilihan kata yang membuat email Anda terkesan kurang ramah dibaca. Apabila perlu, diamkan dulu di draft selama beberapa waktu. Jadi ketika Anda melakukan proofread, otak Anda bisa lebih jernih dalam menemukan kesalahan.

Itulah beberapa tips yang wajib Anda terapkan untuk mengirim email bisnis. Ingatlah bahwa email merupakan representasi dari diri Anda dan bisnis Anda. Jadi, jangan sampai penulisan email yang Anda lakukan tidak sesuai dengan etika di atas dan menodai reputasi Anda serta perusahaan.

Semoga bermanfaat!

Sumber: Inc, Business Insider